CRM (kalendarz i zadania) – nowość w SERTUM 2.27

W SERTUM został udostępniony moduł CRM, który umożliwia zarządzanie zadaniami i kalendarzem spraw. Stanowi on wygodne narzędzie w organizacji pracy oraz monitorowaniu jej postępów w czasie bieżącym, jak i archiwalnym.

Gdzie się znajduje moduł CRM?

Dostęp do niego znajduje się w menu obrazkowym u góry głównego okna programu:

menu_obrazkowe_CRM

Po kliknięciu ikony CRM_ikona otwiera się moduł CRM, który zawiera 5 widoków (dostęp do nich znajduje się na panelu bocznym):

CRM_widoki

– w widoku Zadania można dodawać i edytować zadania, dodatkowo istnieje możliwość przypisywania ich do konkretnych osób lub kontrahentów,

– w widoku Kalendarz można wpisywać wydarzenia, a następnie łączyć je z  wybranymi zadaniami,

– w widoku Kalendarz (scheduler) można zarządzać wydarzeniami i zadaniami w czasie, a także planować je w czasie przyszłym,

– w widoku Przypomnienia można zobaczyć i edytować przypomnienia ustawione do wybranych zadań,

– w widoku Moje kalendarze można tworzyć i edytować własne kalendarze.

Jak dodać nowy kalendarz?

Należy wejść w widok Moje kalendarze na panelu bocznym:

widok_moje_kalendarze

a następnie kliknąć ikonę: Dodaj_zadanie znajdującą się na pasku akcji.

Otworzy się okno nowego kalendarza w widoku Nagłówek:

dodawanie_nowego_kalendarzaTutaj kalendarzowi można nadać własną nazwę i kolor – np.:

nazwa_i_kolor_kalendarza

Przechodząc do kolejnego widoku Udostępnienia należy zadecydować, komu kalendarz ma zostać udostępniony. Własne kalendarze można udostępniać kontrahentom lub osobom kontaktowym z definiowaniem uprawnień takich jak:

  • Przeglądanie listy zadań i zdarzeń (kolumna L),
  • Przeglądanie zadań i zdarzeń (kolumna P),
  • Edycja zadań i zdarzeń (kolumna E),
  • Dodawanie nowych zadań (kolumna D).

Żeby nadać uprawnienia należy kliknąć ikonę  znajdującą się na pasku akcji, a następnie wybrać z listy kontrahenta lub osobę kontaktową:

dodaj_uprawnienia

Dodany kontrahent (lub osoba kontaktowa) pojawi się w widoku Udostępnieni. Dla nadania uprawnienia należy zaznaczyć przy nim (przy niej) odpowiednie kolumny – np.uprawnienia

W następnym widoku Statusy zadań można skorzystać z systemowych statusów zadań, jak również dodać własne bądź je usunąć. W tym celu należy użyć ikon: dodaj2 oraz usuń_2 znajdujących się na pasku akcji. Można też wyłączyć aktywność wybranego statusu odznaczając pole w kolumnie A:

status_aktywny

W ostatnich dwóch widokach można w podobny sposób edytować Kategorie zadań i Rodzaje zdarzeń.

Systemowe Kategorie zadań to: Biuro, Błędy, Handlowe, Pomysły i Reklamacja.

Natomiast systemowe Rodzaje zdarzeń to:  Korespondencja/email, Rozmowa (przychodząca), Rozmowa (wychodząca), Spotkanie.

Zarówno Kategoriom zadań, jak i Rodzajom zdarzeń można przypisać ikony używając operacji znajdujących się po prawej stronie okna w Panelu bocznym:

wstaw_usuń_obrazek i wybierając dowolny obraz z własnego komputera.

Systemowe Rodzaje zdarzeń mają już przypisane ikony: korespondencja: korespondencja_email, rozmowa: rozmowa, spotkanie: spotkanie.

Po ustawieniu dowolnych właściwości kalendarza należy go zapisać klikając ikonę: zapisz_i_zamknij znajdującą się na pasku akcji.

Należy pamiętać, że kalendarz można udostępniać wielu osobom, natomiast konfiguracją kalendarza zajmuje się tylko jego właściciel!

Jak dodać nowe zadanie?

Do utworzonych już kalendarzy można dodać nowe zadania. W tym celu należy otworzyć widok Zadania w module CRM, a następnie kliknąć ikonę dodaj2 znajdującą się na pasku akcji.

Otwiera się Okno edycji zadania, które zawiera następujące widoki:

Zadanie_widoki

W widoku Zadanie znajdują się następujące pola:

okno_edycji_zadania2

Numer – numer zadania, który nadawany jest automatycznie;

Priorytet – stopień ważności zadania, możliwe priorytety wybierane z listy to:

CRM_Zadania_priorytety;

Rozpoczęcie – data rozpoczęcia zadania, którą należy wybrać z kalendarza;

Zakończenie – data zakończenia zadania, którą należy wybrać z kalendarza;

Termin – data, na którą przewidziano wykonanie zadania (wybierana z kalendarza);

Temat – ogólne określenie czego dotyczy zadanie, można tutaj wpisać dowolną treść, np. „Stworzenie raportu sprzedaży za miesiąc styczeń”;

Kalendarz – należy tutaj określić do jakiego kalendarza zadanie ma zostać przypisane;

Status – to pole określa stadium realizacji zdania, możliwe statusy to: Nowe, W trakcie, Wstrzymane, Przywrócone, Odłożone, Zamknięte, Anulowane;

Przydzielony – w tym polu klikając ikonę ikona_lornetka można wybrać z listy osobę, do której zadanie ma zostać przydzielone; aby wyczyścić wybór należy kliknąć ikonę usuń_ikona;

Kategoria – w tym polu można wybrać kategorię do której zadanie zostanie przypisane, dostępne kategorie to: Biuro, Błędy, Handlowe, Pomysły, Reklamacja;

Kontakty – klikając tutaj ikonę ikona_lornetka można dodać z listy kontrahentów lub osoby kontaktowe, które są z danym zadaniem powiązane – maksymalna liczba podpinanych kontaktów to 10;

Projekt – można tutaj powiązać zadanie z innym zadaniem, taka opcja jest przydatna np. wtedy kiedy realizujemy większy projekt, na który składają się mniejsze zadania;

Postęp – określa procentowo w jakim stopniu zadanie zostało do tej pory wykonane;

Szacowany czas wykonania – w tym polu można określić, ile czasu przypuszczalnie powinno zostać przeznaczone na wykonanie danego zadania,

Data przypomnienia –  w tym polu można ustawić przypomnienie do zadania, będzie ono później widoczne w widoku Przypomnienia.

W pustym polu poniżej można wpisać własne notatki – np. dodatkową treść dotyczącą szczegółów zadania lub jego wykonania:

okno_edycji_zadania_pole_opisu

Klikając operację po prawej stronie wstaw_datę można porządkować wpisy w sposób chronologiczny – pojawi się wówczas bieżąca data, w której dokonujemy wpisu (w formacie ” @ RRRR-MM-DD:”).

Pola Temat i Status są obowiązkowe – jeżeli nie zostały wypełnione pojawia się przy nich ikona CRM_Zadania_ostrzeżenie (jeżeli zaraz po wypełnieniu któregoś z tych pól nadal widnieje przy nich ikona  CRM_Zadania_ostrzeżenie, wówczas przed zapisaniem należy kliknąć w dowolnym polu – ikona powinna zniknąć). Pozostałe pola nie są obowiązkowe i mogą pozostać puste.

Czas i stopień wykonania zadania można dodatkowo ewidencjonować – służą do tego operacje znajdujące się po prawej stronie w panelu bocznym:

operacje_Zadanie.

Po kliknięciu operacji Zakończ zadanie, pole Zakończenie zostanie automatycznie wypełnione bieżącą datą, pole Status zmieni się na „9.0 Zamknięte”, a pole Postęp zmieni się na 100,00%

W kolejnym widoku Okna edycji zadaniaKalendarz widoczne są zdarzenia związane z zadaniem. Zdarzenia te możemy dodawać w widoku Kalendarz w Oknie edycji zadania, w widoku Kalendarz modułu CRM (więcej o tym poniżej). Będą też one dodawane automatycznie w przypadku korzystania z operacji RCP-Start i RCP-Stop w widoku Nagłówek,Oknie edycji zadania.

Przykładowo: okno_edycji_zadania_kalendarz

Widok Kalendarz szczegółowy  przedstawia zdarzenia powiązane z zadaniem wraz z ich dodatkowymi opisami, które użytkownik zamieścił w Oknie edycji zdarzenia.

okno_edycji_zadania_kalendarz_szczegółowy2

Widok Zadania podrzędne umożliwia podgląd wszystkich zadań które są podpięte do zadania głównego (projektu):okno_edycji_zadania_zadania_podrzędne2

Zadania do projektu możemy podpinać w widoku Zadania podrzędne lub w Oknie edycji zadania podrzędnego, w polu Projekt wybierając zadanie główne (projekt).

W widoku Załączniki można zamieszczać pliki powiązane z zadaniem – przykładowo:

okno_edycji_zadania_załaczniki2

Po wprowadzeniu dowolnych właściwości zadania należy je zapisać klikając ikonę: zapisz_i_zamknij znajdującą się na pasku akcji.

Istnieje także możliwość scalania i odkładania zadań w czasie – służą do tego operacje znajdujące się na Panelu bocznym po prawej stronie okna w widoku Zadania.zadanie_operacje

Domyślne filtry w widoku Zadania wyszukują te zadania, których Status zaczyna się od 1, a Przydzielony to aktualnie zalogowany użytkownik – np.

zadania_filtry

Ustawienia te można w każdej chwili zmienić – więcej na ten temat we wpisie dotyczącym filtrów.

Zadania, których termin realizacji przypada w dniu bieżącym będą wyświetlane na liście w kolorze pomarańczowym, a zadania których termin realizacji już minął będą wyświetlane w kolorze czerwonym.

Jak dodać nowe wydarzenie?

W widoku Kalendarz mamy możliwość wpisywania zdarzeń, a następnie łączenia ich z wybranymi zadaniami.

Żeby dodać nowe zdarzenie w widoku Kalendarz należy kliknąć ikonę dodaj2 znajdującą się na pasku akcji. Otwiera się Okno edycji wydarzenia w widoku Wpis. Część znajdujących się tutaj pól jest podobna do tych znajdujących się w Oknie edycji zadania i wypełniana jest w podobny sposób – np.:

wydarzenie_edycja

Pole Temat zadania pozwala powiązać zdarzenie z wybranym zadaniem.

Po wypełnieniu co najmniej wszystkich pól obowiązkowych (Temat) należy zapisać wpis klikając ikonę zapisz_i_zamknij znajdującą się na pasku akcji.

W podobny sposób wpisy można edytować, jak również usuwać.

Jak rozplanować zadania i wydarzenia w czasie?

W widoku Kalendarz (scheduler) mamy możliwość zarządzania wydarzeniami i zadaniami w czasie, a także planowania przyszłych zadań.

Widoczne są tutaj zdarzenia wpisane w widoku Kalendarz w układzie tygodniowym.

kalendarz_scheduler

Umieszczone po lewej stronie widoki miesięczne o raz przycisk dzisiaj ułatwiają poruszanie się pomiędzy dowolnymi datami.

W tym widoku można również dodawać, edytować lub usuwać wpisy dotyczące zdarzeń.

Do czego służą przypomnienia?

W widoku Przypomnienia można zobaczyć przypomnienia ustawione do poszczególnych zadań.

przypomnienia

Ułatwiają one zarządzanie zadaniami, które zostały odłożone w czasie. Aby edytować Przypomnienie należy kliknąć ikonę edytuj [F4] lub przycisk F4 na klawiaturze – otworzy się okno edycji zadania, gdzie można wprowadzić modyfikację przypomnienia.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

%d blogerów lubi to: