Całość zamówienia w Sertum opiera się na 10 prostych krokach.

Krok nr 1.  Wczytaj zamówienie / kreator proponowania zamówienia

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje bufora i Rozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1]  lub Kreator proponowania zamówienia znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

Jeżeli skorzystamy z opcji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] to w oknie Wybierz zamówienie należy kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Kreator zamówienia ma na celu skrócenie czasu przygotowania zamówienia do minimum poprzez odrzucenie pozycji, które sprzedały się w aptece, ale ich stan magazynowy starczy na wskazany przez nas okres zatowarowania. Dzięki temu farmaceuta przygotowujący zamówię nie musi przeglądać setek pozycji a jedynie takie, które stanowią realne zapotrzebowanie.

Jeżeli skorzystamy z operacji Kreator proponowania zamówienia od razu otworzy się okno Kreator proponowania zamówienia, w którym należy wybrać okres, z którego będą analizowane dane o sprzedaży, na podstawie których zostaną zaproponowane ilości do zamówienia (nie jest to okres analizy a jedynie okres sprzedaży) – np.:

Jeżeli chcemy aby kreator uwzględnił towary czekające w kolejce jako sprzedaż musimy zaznaczyć operacje Uwzględnij towary dodane do kolejki w sprzedaży.

Jeżeli będziemy działać w oparciu o Dane z Sertum a nie bezpośrednie z bazy apteki, np. robiąc zamówienie z domu okno zawierać będzie dodatkową opcję – Uwzględnij przesunięcia w sprzedaży:

Po wybraniu okresu analizy i kliknięciu przycisku Dalej, w kolejnym widoku zostaną wyświetlone towary, które zostały sprzedane w wybranym okresie czasu:

Klikając Dalej przechodzimy do kolejnych widoków, gdzie można zaznaczyć:
– niedostarczone zamówienia z ostatnich 3 dni.

Widok zostanie przez program pominięty, jeżeli nie było wysłanego zamówienia w przeciągu ostatnich 3 dni.

Zaznaczamy zamówienia, aby kreator zamówień traktował ilości z zamówień, tak jak by już towar był w aptece na stanie:

Aby podejrzeć zawartość zamówień wystarczy, że w kolumnie W klikniemy w +.

Po kliknięciu pojawi nam się zamówienie oraz jego szczegółowa zawartość.

Klikamy przycisk Dalej.

Kolejny widok umożliwi zrobienie tego samego dla przesunięć. Zaznaczamy tylko te przesunięcia, które do apteki nie dojechały, tak aby kreator zamówień traktował ilości z zamówień, tak jak by już towar był w aptece na stanie:

Widok zostanie przez program pominięty, jeżeli nie było wysyłanych przesunięć w przeciągu ostatnich 3 dni.

Klikamy przycisk Dalej.

Kolejny widok umożliwi wpisanie dodatkowych okresów, na podstawie których wyznaczone będą statystki sprzedaży:

W pierwszym kroku wyboru okresu możemy dokonać wybierając okres za pomocą kalendarza, lub korzystając z domyślnie zaproponowanych okresów czasu.
Zaznaczenie kolejnego okresu, umożliwi wpisanie odpowiedniego przedziału czasowego.

Aby kreator zaproponował prawidłowe ilości do zamówienia, należy oprócz pierwszego (domyślnego) 30 dniowego okresu  analizy, uwzględnić również 3 miesięczny okres analizy. 3 miesięczny okres analizy pozwala kreatorowi na wychwycenie pozycji sprzedających się np.: raz na 2 miesiące, na receptę pod stałego pacjenta. Krok ten ma na celu wyznaczyć towary, których zakup w danej chwili jest zbędny. W tym widoku uwzględnić można statystyki związane z towarami dodawanymi do kolejki, aby to zrobić wystarczy zaznaczyć operacje.

W kolejnym widoku istniej możliwość wyboru na jaki okres składamy zamówienie. Program sam odrzuci pozycje.

Posiadamy możliwość zmiany algorytmu, który jest stosowany przy proponowaniu ilości do zamówienia w kroku Odrzucanie przypadków oczywistych;
Domyślnie ustawiony jest dotychczasowy algorytm (Zamów sumarycznie: MAX sprz.+ ŚR. sprz. * (Ilość dni zatowarowania -1)). Można go zmienić na na algorytm, który zaproponuje ilości do zamówienie tylko w przypadku, gdy stan magazynowy jest niższy niż maksymalna dzienna sprzedaż (Zamów sumarycznie jeżeli Stan mag. poniżej MAX sprz. )

Zmiany wielkości zamówienia można dokonać przesuwając zaznaczony na obrazku suwak.

Na suwaku możemy podać na jaki okres chcemy się zatowarować (Ilość dni). Istnieje możliwość ustawienia Ilości dnia zatowarowania na stałe. W tym celu należy wejść w System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja i zaznaczyć:

Pozycje, które pojawiły się na liście, ale nie została dla nich zaproponowana ilość do zamówienia, są pozycjami, dla których prognozowana sprzedaż na podany okres jest niewiele większa od ilości posiadanych na stanie i decyzja, czy je zamówić należy do użytkownika. Jeżeli taką pozycję chcemy dodać do zamówienia należy w kolumnie Zamów podać ilość.

W kolejnym widoku otrzymamy podsumowanie wybranych pozycji:

klikając Dalej aby zakończyć pracę z  kreatorem.

Wybrane pozycje zamówień zostaną wczytane do bufora, jak podczas wczytywania zamówienia z programu aptecznego:

Do wyboru są trzy akcje:

Usuń stare – wszystkie pozycje znajdujące się wcześniej w buforze są kasowane;

Sumuj – jeśli w buforze znajduje się już towar, który jest w nowym zamówieniu, to zamawiana ilość jest sumą zamówień starego i nowego;

Zastąp – jeśli w buforze znajduje się już towar, który jest w nowym zamówieniu, to zamawiana ilość jest pobierana z nowego zamówienia.

Wybieramy np. opcję Zastąp, a następnie OK.

Jeżeli w trakcie pracy na platformie Sertum, przez aptekę zostały dodane preparaty do Bufora zapotrzebowania, to po kliknięciu przycisku Zakończ pojawi się okno:

Jeżeli chcemy pozycje z bufora zapotrzebowania uwzględnić w zamówieniu, wystarczy, że zaznaczymy je w kolumnie W i klikniemy operacje Wybierz i zamknij.

Następnie klikamy przycisk . Pojawi się komunikat pytający, czy usunąć wybrane wiersze z bufora zapotrzebowania.

Zaproponowane pozycje zamówienia zostaną wczytane do bufora, gdzie tak przygotowane zamówienie można poddać dalszej obróbce, a następnie zoptymalizować i wysłać do hurtowni.
Należy zwrócić uwagę, że ilości wpisane do zamówienia nie są ilościami, które program rekomenduje do zamówienia, a jedynie ilościami zaproponowanymi na podstawie tego, ile towarów zostało sprzedanych w ostatnim czasie. W celu wybrania właściwej ilości do zamówienia należy wziąć pod uwagę informacje zawarte w kolumnach takich jak Sprzedaż z ostatnich 30 dni, Stan magazynowy czy Ostatnia cena zakupu, które zostaną wyświetlone po zoptymalizowaniu zamówienia.

Krok nr 2.  Optymalizacja

Po dodaniu pozycji do bufora zamówień klikamy operacje Optymalizuj.

 

Po zoptymalizowaniu zamówienia kolumna Dostawca zostanie uzupełniona, co oznacza, że program wybrał najbardziej optymalny rozdział zamówienia pomiędzy hurtownią a aptekami z tej samej sieci.

Krok nr 3.  Flagi i wykrzykniki

Flagi

Po zoptymalizowaniu zamówienia kolejny krok to sprawdzenie statusu pozycji, czyli Flagi.

Istnieją 3 rodzaje flag:

– pozycja nie wymaga uwagi

– pozycja może zawierać błędne powiązania

– pozycja nie posiada powiązań umożliwiających zamówienie

Aby pozbyć się flag należy zaznaczyć w module Bufor zamówienia preparat przy którym widnieje żółta lub czerwona flaga oraz kliknąć przycisk  , otworzy się wtedy okno Edycji powiązania.

Trzy przyciski pod paskiem tytułowym pozwalają zmodyfikować zaproponowane powiązania:

• – dodaje powiązanie do pozycji z oferty podstawowej dla zaznaczonej hurtowni;
• – dezaktywuje zaznaczone powiązanie Analogiczną akcję można przeprowadzić klikając na ikonach (propozycja skojarzenia) / (towar skojarzony) przy nazwach pozycji;
• – kasuje zaznaczone powiązanie

Widok Edycja powiązań zawiera proponowane skojarzenia towarów. Należy je przejrzeć pod kątem zgodności i ewentualnie skorygować, a następnie zatwierdzić operacją  (lub wybierając na klawiaturze kombinację klawiszy CTRL+ ENTER). Wybranie pozycji  spowoduje, że program nie będzie w przyszłości wyszukiwał towaru w tej hurtowni.

Jeśli skojarzenia zaproponowane przez program nie są wystarczające, można wykorzystać operację  (lub wybierając na klawiaturze klawisze CTRL+N). Program zaproponuje towary, których nazwa jest podobna do wyszukiwanej.

Operacja  (lub wybranie na klawiaturze klawiszy CTRL+D) przenosi użytkownika do następnej pozycji na liście zamówienia, w której wystąpił problem z powiązaniem i oczekuje interwencji użytkownika. Dzięki niej można wygodnie przejrzeć wszystkie problematyczne pozycje bez kłopotliwego otwierania i zamykania okna.

Numer edytowanej pozycji  pozwala przeglądać kolejne pozycje z zamówienia, zarówno te, w których wystąpił problem, jak i te skojarzone automatycznie.

Raz dobrze powiązany towar zostanie zapamiętany, więc edycje powiązań dla konkretnego preparatu wykonuje się tylko raz.

Wykrzykniki

W tym samym kroku sprawdzamy Wykrzykniki   .

Wartość w kolumnie żółtej oznacza sprzedaż z ostatnich okresu zadanego w konfiguracji, z reguły jest to ostatnie 30 dni, wartość w kolumnie niebieskiej aktualny stan magazynowy w aptece, a wartość w kolumnie zielonej ilość, którą apteka chce zamówić. Obok tej pozycji pojawił się wykrzyknik, ponieważ ilość zamawiana + stan magazynowy przekracza sprzedaż tego towaru z ostatnich 30 dni (pole w kolumnie żółtej).

Krok nr 4.  Edycja zamówienia – zmiana ilości, dodawanie, usuwanie pozycji

Zmiana ilości

Aby zmienić ilość na wytypowanych do zamówienia przez Sertum pozycjach należy ustawić kursor myszy w kolumnie Ilość-wartość umieszczona w komórce podświetli się na niebiesko. Za pomocą klawiatury ustawiamy konkretną ilość do zamówienia. Dalej poruszać po buforze możemy się za pomocą strzałki w dół (przycisk na klawiaturze), wtedy program przejdzie do pola zawierającego komórkę z ilością następnej pozycji z zamówienia.

Dodawanie pozycji do bufora

Przycisk  umożliwia ręczne dodanie wybranych pozycji do bufora. Po kliknięciu w przycisk rozwija się lista opcji dodania pozycji do bufora:

• Dodaj z katalogu – dodaje pozycje z katalogu hurtowni. Dodając pozycję z hurtowni należy wybrać hurtownię, zaznaczyć towar (kilka pozycji można zaznaczyć korzystając z klawisza CTRL lub SHIFT), a następnie kliknąć przycisk: 
• Dodaj z magazynu – dodaje pozycje z kartoteki apteki. Wybranie tej opcji spowoduje otwarcie okna Kartoteki apteczne, w którym wybieramy towary z listy.
• Dodaj z zapotrzebowania – dodaje pozycje z Bufora zapotrzebowania
  Po wybraniu “Tak” dodane towary zostaną usunięte z bufora zapotrzebowania. Jeżeli wybierzemy “Nie”, dodane wiersze pozostaną w buforze zapotrzebowania. Dzięki buforowi zapotrzebowania można zapisać towary często zamawiane przez pacjentów i w łatwy sposób dodawać je do bufora optymalizacji.

Następnie klikamy przycisk .

Przy wpisywaniu ilości w buforze – naciśnięcie klawisza ENTER powoduje przejście w dół do kolejnej pozycji.

Aby w buforze zamówień znalazło się kilka identycznych pozycji należy w oknie Bufor zamówienia kliknąć przycisk , a następnie wybrać z dostępnych opcji Dodaj z magazynu.

Po wybraniu z magazynu apteki pozycji, która aktualnie znajduje się już w buforze zamówienia pojawi się okno z pytaniem:

Aby do bufora dodać kolejną pozycje dla takiej samej karty należy zaznaczyć odpowiedź Tak. Wtedy do bufora zamówień zostanie dodana identyczna kartoteka a w polu Blokada pojawi się kłódka. Jeżeli wybierzemy Nie to ilość podana do zamówienia zostanie dodana do ilości podanej w buforze.

Uwaga! Dla pozycji dodanych jako duplikaty kłódki nie można ściągnąć. Po zoptymalizowaniu zamówienia, dla pozycji z kłódką należy ręcznie wskazać Dostawcę (hurtownię lub aptekę w sieci). Jeżeli dostawca nie zostanie wskazany pozycja nie zostanie wysłana.

Jeżeli dla pozycji dodanej jako kolejna do bufora wskazana zostanie hurtownia, to przy wyłączeniu w Opcjach tej hurtowni pojawi się komunikat:

Jeżeli klikniemy Tak, to dla pozycji zostanie wyczyszczony Dostawca a w polu Blokada kłódka pozostanie. Aby wysłać taką pozycje z bufora należy ponownie ręcznie wskazać dostawcę.

Usuwanie pozycji z bufora

Aby usunąć pozycje z bufora zamówień wystarczy podświetlić konkretny preparat i posłużyć się operacją  , lub kliknąć przycisk F8 na klawiaturze komputera.

 

Jeżeli nie chcemy jakiegoś towaru wysyłać do hurtowni, tylko pozostawić go w pamięci bufora, wystarczy, że w ilości do zamówienie wpiszemy 0.

Blokada ustawia się automatycznie przy ręcznej zmianie dostawcy np.: zmiana z apteki na hurtownię.

Krok nr 5.  Opcje optymalizacji – wyłączanie hurtowni i przesunięć, rozkład bufora, kłódki

Wyłączanie optymalizacji i przesunięć

W module Konfiguracji użytkownika ustawiamy domyślne parametry optymalizacji. Aby nadać konkretnemu zamówieniu inne ustawienia niż w konfiguracji, możemy skorzystać z operacji  znajdującej się w buforze optymalizacji. W oknie wyświetlającym się po wyborze Operacji, wyświetli się okno Optymalizacja.

Za pomocą tego okna możemy wyłączyć jakąś hurtownie z procesu optymalizacji. Wystarczy, że w kolumnie 0, odznaczymy tą hurtownie. Domyślnie widok zawsze wyświetla zaznaczone w optymalizacji hurtownie.

Mamy tu również możliwość wyznaczenia wartości procentowej minimalnego rozkładu towarów
(Min. Wart. CU [%]) do dostawców oraz określenia priorytetów dla hurtowni (kolumna P) oraz możemy ustawić Minimalną wartość zamówienia np.: 300 zł wynikającą z limitów logistycznych (kolumna Min.wart.).

Ponadto z tego poziomu wyłączyć możemy proponowanie w trakcie optymalizacji przesunięć, wystarczy, że odznaczymy Proponuj przesunięcia MM.

Pamiętać należy, że zmiany w tym oknie obowiązywać będą do czasu zamknięcia bufora, po ponownym otwarciu wrócą do ustawień początkowych.

Rozkład pozycji bufora

Aby upewnić się, że przygotowane w buforze zamówienie spełnia kryteria np.: minimum logistycznego wchodzimy w widok Rozkład pozycji bufora.

 

Widok ten odróżnia się od poprzedniego widoku pogrupowaniem towarów wg zamówienia i wierszem sumującym dane z całego zamówienia do danej hurtowni.

Widok ten został wyposażony w system pozwalający na przenoszenie towarów między sekcjami, (czyli zmiana hurtowni, z których zamówiony zostanie towar) poprzez zaznaczenie pozycji w oknie bufora i wskazanie w zakładce Towar w moich aptekach lub Towar w hurtowniach pozycji myszką. Warunkiem powodzenia tej operacji jest dostępność towaru w hurtowni lub aptece docelowej.

Kłódki

Aby w trakcie zamówienia dziennego zablokować  w programie wysyłkę pozycji skierować do konkretnego dostawcy (apteki z sieci lub hurtowni) musimy założyć na pozycję kłódkę   . Założenie blokady na pozycje do czasu wysyłki zamówienia bądź usunięcia tej pozycji ręcznie z bufora będzie wskazywało nam wybranego dostawce.

Kłódkę możemy założyć zarówno na hurtowni jak i na aptece. Aby ją założyć klikamy dwukrotne lewym przyciskiem myszy na pierwszą kolumnę w buforze – kolumna B (Blokada- nie optymalizuj tej pozycji). W ten sam sposób ściągamy blokadę z pozycji.

Krok nr 6.  Optymalizuj

Po naniesieniu stosownych zmian po raz kolejny klikamy operacje  .

Krok nr 7.  Wyślij zamówienie

Tak przygotowane zamówienie jest gotowe do wysyłki. Operacja  służy do wysłania zamówienia i staje się aktywna dopiero po wykonaniu optymalizacji. W pierwszej kolejności należy wybrać zamówienia, które mają zostać wysłane i kliknąć przycisk .

Podczas wysyłania zamówienia o postępach informują paski w kolumnie Wysyłanie. Na tym etapie wysyłki nie da się już przerwać procesu, chyba, że wystąpi błąd.

Po zakończonym procesie przycisk  stanie się aktywny i należy go wcisnąć w celu zamknięcia okna.

Przed złożeniem zamówienia dziennego w Buforze zamówienia możliwe jest wyświetlenie ostrzeżenia o niepotwierdzonych powiązaniach. Ostrzeżenie będzie wyświetlane w sytuacji, gdy zamówienie zawiera pozycje z żółtą flagą, (która oznacza, że towar powiązany jest jedynie jako propozycja i powiązanie to jest niepotwierdzone).

Jeśli w zamówieniu znajdują się pozycje z żółtymi flagami, to przy wysyłce zamówienia (operacja Wyślij zamówienie [CTRL+3] znajdująca się po prawej stronie ekranu) w oknie podsumowania pojawi się ostrzeżenie.

Zamówienie można wysłać pomimo widocznego ostrzeżenia, jednak w oknie wysłanych zamówień ostrzeżenie będzie nadal wyświetlane.

Powyższe ostrzeżenia są istotne, ponieważ wskazują na niepotwierdzone powiązania, które stanowiły jedynie propozycję programu. W sytuacji, jeśli propozycja powiązania nie została potwierdzona, może okazać się, że powiązanie to było błędne i został zamówiony towar niezgodny z intencją zamawiającego.

Krok nr 8.  Zamówienie wysłane – sprawdzenie statusu realizacji

Po wysyłce zamówienia, jeżeli w zamówieniu była choć jedna pozycja wysłana do hurtownie automatycznie otworzy nam się widok Zamówienia wysłane zawiera listę wszystkich wysłanych zamówień pogrupowanych według daty ich wysyłki.

Po chwili od wysyłki zamówienia należy kliknąć przycisk  .

Możliwych jest 6 statusów:

1. Zamówienie trafiło do Sertum:

– zamówienie jest w drodze na konto FTP hurtowni,

1. b) Zamówienie trafiło do hurtowni:

– zamówienie oczekuje na realizację,

– zamówienie jest w trakcie realizacji,

– zamówienie zostało wstrzymane,

– zamówienie jest w trakcie kompletowania (część pozycji posiada status w realizacji, wstrzymane lub zrealizowane),

– zamówienie zostało zrealizowane,

– zamówienie zostało anulowane,

Widok Przesunięcia wysłane znajduje się w buforze, tuż pod widokiem Zamówienia wysłane. Jest to widok pozwalający na podgląd wysłanych przez aptekę lub menedżera sieci aptek przesunięć. Ułatwia to kontrolę nad realizacją zaproponowanych przesunięć.

Etapy procesu obrazuje w SERTUM status realizacji przesunięcia (Kolumna S) w przypadku automatycznych przesunięć:

Status realizacji	Opis
	Przesunięcie oczekuje na stworzenie dokumentu MM- w aptece, z której będzie wykonane. Część danych nie jest jeszcze wypełniona.
	RaportNet tworzy dokument MM- w aptece, z której ma być wykonane przesunięcie. Dane takie jak nr dokumentu (kol. Dokument) oraz pozycja na dokumencie (kol. Lp) zostały wypełnione.
	Dokument MM- został stworzony w aptece, z której miało nastąpić przesunięcie i jest tam oznaczony kolorem żółtym z dopiskiem (bufor). Przesunięcie przechodzi do tworzenia dokumentu MM+ (PZ) w aptece docelowej. Kolumna Data utw. zostaje wypełniona.
	RaportNet tworzy dokument MM+ (PZ) w docelowej aptece.
	RaportNet stworzył dokument w aptece docelowej, dokument został zapisany na dysku i oczekuje na zaimportowanie do systemu aptecznego.
	Status pojawia się tylko w przypadku, jeśli nie udało się stworzyć dokumentu MM- z powodu braku wystarczającej ilości towaru na magazynie.
	Status pojawia się tylko w przypadku, jeśli w edycji dokumentu MM jedna z aptek uczestniczących w przesunięciu odrzuci je.

Jeżeli przesunięcie ma status Poinformowano mailem  , to znaczy, że obie apteki (wydająca oraz przyjmująca towar) zostały poinformowane o tym fakcie drogą elektroniczną.

Kolumna Status (S) pokaże na jakim etapie wysyłki znajduje się przesunięcie:

	Przesunięcie oczekuje na potwierdzenie przez aptekę.
	Wysłano e-maile do aptek.

Krok nr 9.  Dodaj do bufora

Operacja  znajduje się w Buforze zamówienia w widoku Przesunięcia wysłane oraz Zamówienia wysłane. Operacja  pozwala skopiować zaznaczone towary z powrotem do bufora zamówienia. W ten sposób łatwo można zamówić ponownie towary, które zostały anulowane przez hurtownie (np. z powodu braku wystarczającej ilości na magazynie).

Należy jednak pamiętać, że przenieść do bufora można tylko te pozycje zamówień, które były wysłane z bufora zamówienia.

Widok posiada również operację  , która umożliwia dodanie pozycji z przesunięcia (np. takich, które zostały odrzucone) do bufora zamówienia. W tym celu należy zaznaczyć wybraną pozycję przesunięcia, a następnie kliknąć operację .

Widok przesunięcia wysłane

Widok zamówienia wysłane

Jeżeli będziemy Dodawać do bufora pozycje z widoku Zamówienia wysłane, to po naciśnięciu przycisku   pojawi się okno z komunikatem:

Dodaj tylko ilość brak – operacja umożliwia dodanie ponownie do bufora jedynie ilości znajdujących się w kolumnie B.

Oznacz jako brak tymczasowy – oznacza założenie 24 h blokady optymalizacji zamówienia tej pozycji dla hurtowni, która odrzuciła zamówienie.

Brak tymczasowy widoczny jest oknie Towary w hurtowniach, pozycja na braku jest wyszarzana.

Ponownie klikamy  i przejściu do widoku Pozycje bufora pojawi się tam nowa pozycja dodana z przesunięcia lub z zamówienia (w zależności od tego w jakim widoku się znajdujemy).

Krok nr 10.  Ponowna optymalizacja i wysyłka zamówienia

Ostatnim krokiem jest kliknięcie operacji  oraz .

Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności klikamy przycisk  i sprawdzamy status naszego zamówienia.