Specjalne oferty w Sertum

W Sertum pojawiły się specjalne promocje czasowe, które widoczne są nad blogiem w aplikacji Sertum zaraz po zalogowaniu. Na ten moment z promocji może skorzystać tylko apteka (trzeba zalogować się do Sertum z konta apteki). Złożone w ten sposób zamówienie trafi do dedykowanego przedstawiciela handlowego danego producenta.

W przyszłości planujemy umożliwienie składania zamówień do takich promocji także z loginów centralnych (dla menedżerów sieci).

Mamy nadzieję, że oferta jaką przygotowaliśmy na zakończenie października będzie dla Państwa bardzo atrakcyjna.

Oczywiście istnieje możliwość wyłączenia pokazywania takich ofert w aptece, w tym celu prosimy o wysłanie maila do nas na serwis: serwis@sertum.pl

Zamówienie w SERTUM

Całość zamówienia w Sertum opiera się na 10 prostych krokach.

Krok nr 1.  Wczytaj zamówienie / kreator zamówienia

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje buforaRozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

W oknie które się otworzy należy następnie kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Kreator zamówienia ma na celu skrócenie czasu przygotowania zamówienia do minimum poprzez odrzucenie pozycji, które sprzedały się w aptece, ale ich stan magazynowy starczy na wskazany przez nas okres zatowarowania. Dzięki temu farmaceuta przygotowujący zamówię nie musi przeglądać setek pozycji a jedynie takie, które stanowią realne zapotrzebowanie.

Czytaj resztę wpisu »

Problem w hurtowni Farmacol rozwiązany

Zgodnie z otrzymaną informacją z hurtowni Farmacol, problemy wynikały z procesu aktualizacji cen w hurtowni.

Farmacol wznowił przyjmowanie zamówień dzisiaj (2017-07-02) wieczorem. Niestety hurtownia nie gwarantowała realizacji złożonych wcześniej zamówień, dlatego też zostały anulowane.

Kreator proponowania zamówienia – zmiany

W Buforze zamówień w Kreatorze proponowania zamówienia, w kroku Odrzucanie przypadków oczywistych, został zmieniony sposób wyliczania ilości proponowanej do zamówienia (dokładny opis, gdzie znajduje się Kreator znajdziesz tutaj).

Na suwaku, gdzie wcześniej była możliwość określenia rzędu zamówienia (Małe – Duże) możemy obecnie podać na jaki okres chcemy się zatowarować (Ilość dni).

Czytaj resztę wpisu »

Rozwiązany problem z wysyłką zamówień

Z powodu awarii, w sobotę 25 marca pojawił się problem z wysyłką zamówień do hurtowni. Został on rozwiązany i obecnie zamówienia są pomyślnie wysyłane przez Sertum do hurtowni farmaceutycznych.

Nowe zasady zamawiania leków od 12 lipca

Szanowni Państwo, 12 lipca wejdzie w życie ustawa z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy – Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788), która nakłada na Apteki następujące obowiązki dotyczące zamawiania leków w hurtowniach:

  • składania zamówień na leki wydawane na receptę oraz produkty refundowane w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego dostarczanego do hurtowni w formie komunikacji elektronicznej,
  • przekazywania do Głównego Inspektora Farmaceutycznego kopii otrzymanej z hurtowni odmowy realizacji zamówienia (wraz z uzasadnieniem tej odmowy) dotyczącego produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • archiwizowania wszystkich zamówień oraz odmów ich realizacji przez okres 3 lat i udostępniania ich na żądanie organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej.

Sertum Sp. z o.o. w porozumieniu z kilkoma hurtowniami farmaceutycznymi podjęła działania mające na celu zautomatyzowanie narzuconych na Państwa obowiązków. Ich efektem będzie aktualizacja modułu Sertum – Optymalizacja zamówień, którą – w wersji BASIC – otrzymacie Państwo w ramach opłacanego abonamentu za program Apteka Malickiego. Będzie ona realizowała funkcjonalności czyniące zadość wchodzącym w życie przepisom. Optymalizacja zamówień:

  • odczyta zamówienie stworzone w programie Apteka Malickiego,
  • wyśle to zamówienie na serwer FTP hurtowni,
  • odbierze listę braków dla leków pełnopłatnych oraz listę braków dla leków refundowanych wraz z uzasadnieniem odmowy realizacji zamówienia,
  • na skrzynkę Głównego Inspektora Farmaceutycznego wyśle wyśle automatycznie pocztą elektroniczną kopię odmowy wraz z uzasadnieniem dotyczącą leków ujętych w wykazie produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • wykona archiwizację zamówienia, listy braków dotyczącej leków pełnopłatnych oraz odmowy wraz z uzasadnieniem w celu umożliwienia dostępu do nich w dowolnym momencie.

Dodatkowo Optymalizacja zamówień umożliwi Państwu:

  • dostęp do zawsze aktualnej oferty katalogowej i cenowej dwóch wybranych dostawców,
  • wybór dostawcy z niższą ceną oraz dostępnością towaru,
  • automatyczne dopasowanie zamówień do bieżących ofert promocyjnych,
  • wyliczanie ceny z uwzględnieniem aptecznych rabatów handlowych (urzędowe i inne),
  • bieżącą informację o aktualnym stanie magazynowym i wielkości sprzedaży danego towaru,
  • możliwość powiązania jednej kartoteki aptecznej do kilku innych w hurtowni (1 do wielu),
  • możliwość dodawania zamawianego towaru bezpośrednio z katalogu hurtowni,
  • opcję zablokowania danej pozycji do zamówienia u konkretnego dostawcy,
  • optymalizację również na podstawie oferty indywidualnej pobieranej z dwóch wybranych hurtowni,
  • zastosowanie zaawansowanych algorytmów wyszukujących towary „po nazwie”,
  • zastosowanie słownika centralnego do poprawnego wskazywania towarów u dostawców,
  • bezobsługowe pobieranie faktur z serwerów FTP hurtowni.

Optymalizacja zamówień pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Windows. Będzie zainstalowana na jednym stanowisku – najlepiej na zapleczu lub w biurze – posiadającym dostęp do serwera w Aptece oraz dostęp do Internetu. Może pracować na jednym komputerze razem z programem Apteka Malickiego. Optymalizacja zamówień w wersji BASIC wejdzie także w skład nowego, aktualnie rozwijanego programu Sertum Apteka by Malicki. W związku z przeniesieniem funkcji automatycznej komunikacji z hurtowniami do nowej aplikacji, funkcje te zostaną wkrótce wyłączone w programie Apteka Malickiego. Zainteresowanych uruchomieniem Optymalizacji zamówień w swojej Aptece prosimy o kontakt e-mailowy na adres torun@sertum.pl lub telefoniczny na numer 56 692 69 02.

Możliwość osobnej wysyłki leków z CU z bufora

Do Bufora optymalizacji zamówienia dodano możliwość osobnej wysyłki zamówień leków z ceną urzędową i leków bez ceny urzędowej.

Gdzie się znajduje?

Należy otworzyć Konfigurację użytkownika w widoku Optymalizacja (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tam parametr Wyślij osobno leki z OTC i RX. Jego zaznaczenie spowoduje, że leki z CU i leki bez CU będą wysyłane do hurtowni jako osobne zamówienia.

Konfiguracja

Na koniec należny kliknąć przycisk zapisz_i_zamknij i przejść do Bufora zamówienia (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widok Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora).

Jak to działa?

Przy wysyłaniu zoptymalizowanego zamówienia z bufora – operacja Wyślij_zamówienie dostępna po prawej stronie okna –  leki z CU zostaną rozdzielone do osobnego zamówienia, co będzie widoczne w oknie przy wysyłce zamówienia:

Wysyłanie

Po wysłaniu będzie to wyglądało następująco – leki RX i OTC zostaną wysłane osobnym zamówieniem:

Wysyłanie2

Algorytm rozkładu leków z CU

Dodano możliwość rozkładu  pomiędzy hurtownie leków z ceną urzędową  według wskazanego sposobu. W tym celu został stworzony specjalny algorytm, który generuje rozkład leków z CU pomiędzy hurtowniami wybranymi w optymalizacji, dla których nie zdefiniowano minimalnej wartości CU. Minimalną wartość CU można wskazać w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Konfiguracja hurtowni -> kolumna Min. wart. CU [%]).

Gdzie się znajduje?

Należy otworzyć Konfigurację użytkownika w widoku Optymalizacja (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tam parametr Algorytm rozkładu leków z CU pomiędzy hurtowniami bez zdefiniowanej „wartości min. CU”,  z rozwijaną listą trzech opcji do wyboru: a) Brak; b) Proporcjonalnie do zamówień OTC; c) Równomiernie.

Konfiguracja2

 

Należy wybrać jedną z opcji, a następnie kliknąć przycisk zapisz_i_zamknij znajdujący się po lewej stronie u góry okna. Na koniec należy przejść do Bufora zamówienia (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widok Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora).

Jak to działa?

Jeśli w konfiguracji wybrano opcję :

a) Brak – rozdział leków z CU będzie działał tak jak do tej pory;

b) Proporcjonalnie do zamówień OTC – leki z CU zostaną rozdzielone do hurtowni w takiej samej proporcji (%), jaką stanowią wartości zamówień pozostałych leków (bez CU) do poszczególnych hurtowni z całości zamówienia;

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł. Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do hurtowni A – 50% wartości zamawianych leków z CU (250 zł), do hurtowni B – 30% wartości zamawianych leków z CU (150 zł), do hurtowni C – 20% wartości zamawianych leków z CU (100 zł) .

c) Równomiernie – do każdej hurtowni wybranej do optymalizacji, która nie posiada wskazanego parametru „Min. wart. CU [%]” zostanie wysłanych tyle samo leków z CU (taka sama wartość w zł) . Funkcja ta będzie miała zastosowanie tylko do hurtowni, dla których nie wskazano min. wartości CU w konfiguracji.

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Dla żadnej z hurtowni nie wskazano minimalnej wartości CU [%].  Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł.  Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do każdej hurtowni A, B i C po 33,33% wartości zamawianych leków z CU (po 166, 67 zł).

UWAGA! Wartość przesunięć MM nie jest brana pod uwagę.

Kreator tworzenia zamówienia – proponowanie zamówień

W Buforze zamówienia dodano Kreator tworzenia zamówienia, który umożliwia proponowanie towarów do zamówienia na podstawie sprzedaży dziennej z wybranego okresu czasu. Kreator uwzględnia przy tym stany magazynowe powiększone o niedawno zamówione towary, które wkrótce mają zostać dostarczone do magazynu (z zamówień lub z przesunięć). Następnie biorąc pod uwagę średnią i maksymalną sprzedaż dzienną proponuje, jakie towary należy zamówić. Zadaniem kreatora jest ułatwienie i skrócenie procesu przygotowania zamówienia dziennego.

Gdzie się znajduje?

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje buforaRozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

W oknie które się otworzy należy następnie kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Jak to działa?
Otworzy się okno Kreator proponowania zamówienia z którego będą analizowane dane o sprzedaży- np.:

Jeśli podany zostanie przedział czasu, w którym nie dokonywano zamówień i nie dokonano sprzedaży wyskoczy okno z komunikatem:
.
W takim przypadku należy ponownie wpisać datę, na podstawie której ma nastąpić analiza.
Domyślnie ustawiony jest tutaj okres z datą początkową równą dacie złożenia ostatniego zamówienia, a datą końcową równą dniowi bieżącemu.
Po wybraniu okresu analizy i kliknięciu przycisku Dalej, w kolejnym widoku zostaną wyświetlone towary, które zostały sprzedane w wybranym okresie czasu:

Klikając Dalej przechodzimy do kolejnych widoków, gdzie należy zaznaczyć:
– niedostarczone zamówienia z ostatnich 7 dni:

Kolejny widok umożliwi wpisanie dodatkowych okresów, na podstawie których wyznaczone będą statystki sprzedaży:

Zaznaczenie kolejnego okresu, umożliwi wpisanie odpowiednich ram przedziału czasowego. Krok ten ma na celu wyznaczyć towary, których zakup w danej chwili jest zbędny.  W tym widoku uwzględnić można statystyki związane z towarami dodawanymi do kolejki, aby to zrobić wystarczy zaznaczyć operacje.

Obecnie w Sertum można skonfigurować domyślne ustawienie ilości dni zatowarowania w Kreatorze proponowania zamówienia. Jeżeli nie zmienimy ustawień w konfiguracji, ilość dni zatowarowania w kreatorze, będzie ustawiona domyślnie na 1 dzień, tak jak do tej pory.


Zmiany wielkości zamówienia można dokonać przesuwając zaznaczony na obrazku suwak.

W tym polu wyświetlane są towary których waga jest większa lub równa zero. Waga wyliczana jest na podstawie algorytmu, który bierze pod uwagę m.in. sprzedaż średnią i sprzedaż maksymalną.
Im większa waga, tym mniejsza możliwość, że towar zostanie odrzucony w momencie przesunięcia suwaka z lewą stronę.
W kolejnym widoku otrzymamy podsumowanie wybranych pozycji:

klikając Dalej otrzymamy ostatni widok Kreatora – aby zakończyć pracę z nim należy kliknąć przycisk Zakończ.

Wybrane pozycje zamówień zostaną wczytane do bufora, jak podczas wczytywania zamówienia z programu aptecznego:

Wybieramy np. opcję Zastąp, a następnie OK.

Zaproponowane pozycje zamówienia zostaną wczytane do bufora, gdzie tak przygotowane zamówienie można poddać dalszej obróbce, a następnie zoptymalizować i wysłać do hurtowni.
Należy zwrócić uwagę, że ilości wpisane do zamówienia nie są ilościami, które program rekomenduje do zamówienia, a jedynie ilościami zaproponowanymi na podstawie tego, ile towarów zostało sprzedanych w ostatnim czasie. W celu wybrania właściwej ilości do zamówienia należy wziąć pod uwagę informacje zawarte w kolumnach takich jak Sprzedaż z ostatnich 30 dni, Stan magazynowy czy Ostatnia cena zakupu, które zostaną wyświetlone po zoptymalizowaniu zamówienia.

Zamawianie z domu

W SERTUM pojawiła się nowa funkcjonalność pozwalająca na optymalizowanie i wysyłanie zamówień do hurtowni z domu (tj. przebywając poza apteką). Możliwe jest to dzięki eksportowaniu zamówienia na serwer, wskutek czego nie zachodzi konieczności dostępu do programu aptecznego podczas jego wysyłki. Aby korzystać z tej funkcjonalności, wymagane jest posiadanie przez aptekę dostępu do modułu RaportNet (więcej na ten temat można przeczytać na stronie internetowej SERTUM: http://www.sertum.pl/raportnet.aspx).

Gdzie się znajduje? Jak to działa?

Należy otworzyć moduł Zamówienia (Bufor zamówienia) na dowolnym widoku (w przykładzie poniżej – widok Pozycje bufora). Jeśli na pasku akcji w prawym górnym rogu okna znajduje się napis „Dane z apteki” oznacza to, że aktualnie pobierane są dane z programu aptecznego.

dane_z_apteki

Będąc w domu (poza apteką), aby mieć możliwość wysyłki zamówienia, należy zmienić ustawiania konfiguracyjne. W tym celu należy otworzyć widok Optymalizacja w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tutaj parametr „Optymalizuj w oparciu o dane zgromadzone w Sertum (wymagany moduł RaportNet)” – jego zaznaczenie spowoduje zaczytywanie danych z serwera Sertum, zamiast z programu aptecznego, co umożliwi zoptymalizowanie i wysłanie zamówienia znajdując się w domu (poza apteką).

konfiguracja

W sytuacji zaznaczenia tego parametru (i zapisaniu ustawień poprzez kliknięcie przycisku zapisz_i_zamknij), po ponownym otwarciu Bufora zamówienia wyświetli się następujący komunikat:

komunikat

a na pasku akcji w miejscu napisu „Dane z apteki„, pojawi się napis „Dane z Sertum„. Oznacza to, że w tym momencie dane pobierane są z serwera Sertum:

dane_z_sertum

UWAGA!
Powyższy komunikat może pojawić się także w sytuacji, gdy użytkownik przebywa w aptece, lecz program Sertum nie jest skonfigurowany z apteczną bazą danych lub baza ta nie odpowiada.

Po przełączeniu na tryb optymalizowania w oparciu o dane zgromadzone w Sertum – dane pobrane bezpośrednio z programu aptecznego wysyłane są co 15 minut (poprzez program RaportNet) na serwer Sertum. Są to m.in. dane dotyczące zamówień utworzonych wcześniej w programie aptecznym, dzięki czemu możliwe jest ich wczytanie do Bufora zamówienia.

Następnie można wykonywać na zamówieniu takie operacje, jak w normalnym trybie pracy z Buforem zamówienia – t.j. dodawać towary z magazynu apteki , katalogu hurtowni lub z bufora zapotrzebowania, usuwać zbędne pozycje, zmieniać ilości lub dostawców, optymalizować zamówienie czy powiązać towary z dostępnymi promocjami.

%d blogerów lubi to: