Zamówienie w SERTUM

Całość zamówienia w Sertum opiera się na 10 prostych krokach.

Krok nr 1.  Wczytaj zamówienie / kreator zamówienia

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje buforaRozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

W oknie które się otworzy należy następnie kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Kreator zamówienia ma na celu skrócenie czasu przygotowania zamówienia do minimum poprzez odrzucenie pozycji, które sprzedały się w aptece, ale ich stan magazynowy starczy na wskazany przez nas okres zatowarowania. Dzięki temu farmaceuta przygotowujący zamówię nie musi przeglądać setek pozycji a jedynie takie, które stanowią realne zapotrzebowanie.

Czytaj resztę wpisu »

Promocyjne ceny optymalizacji centralnej

Od 01 września 2016 roku optymalizacja centralna dostępna jest w obniżonej cenie, gdzie dla sieci posiadającej 4 apteki obniżka sięga aż 57%. Im mniej aptek liczy sieć tym obniżki będą wyższe.

Rezygnujemy z pobierania opłaty za centralę (login centralny) na rzecz opłat wyłacznie za apteki w wysokości 30 zł za aptekę. Optymalizacja centralna zostanie włączona jako dodatkowa funkcjonalność do abonamentów Premium i Professional w cennikach raportowania danych z dnia 01.09.2016.

Optymalizacja centralna udostępniana w Sertum od 2012 roku, wspiera zarządzanie magazynami w sieci aptek. Pomaga zmniejszyć zatowarowanie magazynów aptek nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych i utrzymywać je na niskim poziomie. Wielu naszych klientów osiąga duże korzyści z jej używania.

Zamów optymalizację centralną i zarabiaj na zmniejszeniu zatowarowania magazynów.

Informacja dla Aptek

Szanowni Państwo,

Apteki zainteresowane uruchomieniem Optymalizacji BASIC – w celu sprostania wymaganiom narzuconym przez Ustawę z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788) – prosimy o dostarczenie na adres torun@sertum.pl następujących informacji:

  • numer seryjny licencji Apteki w programie Apteka Malickiego (F3, trzecia linijka);
  • listę hurtowni, z którą Apteka współpracuje wraz z Identyfikatorem odbiorcy, który znajduje się na każdej fakturze zakupu leków. W przypadku Apteki, która dotychczas korzystała z wysyłania zamówień i pobierania faktur przez program Apteka Malickiego, dodatkowo prosimy o dostarczenie zawartości karty każdej z tych hurtowni, odczytanej ze Słownika hurtowni – począwszy od pola Standard transmisji, a skończywszy na polu Dodatkowy parametr FTP (puste pola można pominąć);
  • adres e-mail, na który system będzie wysyłał hasło do logowania do aplikacji Sertum.

Po skonfigurowaniu po naszej stronie konta dla Państwa Apteki, na podany adres e-mail otrzymają Państwo dwie wiadomości:

  • wiadomość zawierającą login i hasło do aplikacji Sertum;
  • wiadomość zawierającą instrukcję instalacji i uruchomienia Optymalizacji BASIC.

Dodatkowo na stanowisku, na którym będzie działać Optymalizacja, prosimy o sprawdzenie:

  1. czy system Windows posiada wersję XP, Vista, 7, 8 lub nowszą. Optymalizacja nie działa na systemach Win95/98;
  2. w przypadku systemu Windows XP prosimy dodatkowo sprawdzić, czy jest zainstalowany Service Pack 3 (Mój komputer -> Właściwości -> zakładka Ogólne -> System -> Dodatek Service Pack 3.

W razie stwierdzenia któregoś z powyższych problemów, prosimy o kontakt z Państwa serwisem w celu jego usunięcia.

Nowe zasady zamawiania leków od 12 lipca

Szanowni Państwo, 12 lipca wejdzie w życie ustawa z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy – Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788), która nakłada na Apteki następujące obowiązki dotyczące zamawiania leków w hurtowniach:

  • składania zamówień na leki wydawane na receptę oraz produkty refundowane w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego dostarczanego do hurtowni w formie komunikacji elektronicznej,
  • przekazywania do Głównego Inspektora Farmaceutycznego kopii otrzymanej z hurtowni odmowy realizacji zamówienia (wraz z uzasadnieniem tej odmowy) dotyczącego produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • archiwizowania wszystkich zamówień oraz odmów ich realizacji przez okres 3 lat i udostępniania ich na żądanie organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej.

Sertum Sp. z o.o. w porozumieniu z kilkoma hurtowniami farmaceutycznymi podjęła działania mające na celu zautomatyzowanie narzuconych na Państwa obowiązków. Ich efektem będzie aktualizacja modułu Sertum – Optymalizacja zamówień, którą – w wersji BASIC – otrzymacie Państwo w ramach opłacanego abonamentu za program Apteka Malickiego. Będzie ona realizowała funkcjonalności czyniące zadość wchodzącym w życie przepisom. Optymalizacja zamówień:

  • odczyta zamówienie stworzone w programie Apteka Malickiego,
  • wyśle to zamówienie na serwer FTP hurtowni,
  • odbierze listę braków dla leków pełnopłatnych oraz listę braków dla leków refundowanych wraz z uzasadnieniem odmowy realizacji zamówienia,
  • na skrzynkę Głównego Inspektora Farmaceutycznego wyśle wyśle automatycznie pocztą elektroniczną kopię odmowy wraz z uzasadnieniem dotyczącą leków ujętych w wykazie produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • wykona archiwizację zamówienia, listy braków dotyczącej leków pełnopłatnych oraz odmowy wraz z uzasadnieniem w celu umożliwienia dostępu do nich w dowolnym momencie.

Dodatkowo Optymalizacja zamówień umożliwi Państwu:

  • dostęp do zawsze aktualnej oferty katalogowej i cenowej dwóch wybranych dostawców,
  • wybór dostawcy z niższą ceną oraz dostępnością towaru,
  • automatyczne dopasowanie zamówień do bieżących ofert promocyjnych,
  • wyliczanie ceny z uwzględnieniem aptecznych rabatów handlowych (urzędowe i inne),
  • bieżącą informację o aktualnym stanie magazynowym i wielkości sprzedaży danego towaru,
  • możliwość powiązania jednej kartoteki aptecznej do kilku innych w hurtowni (1 do wielu),
  • możliwość dodawania zamawianego towaru bezpośrednio z katalogu hurtowni,
  • opcję zablokowania danej pozycji do zamówienia u konkretnego dostawcy,
  • optymalizację również na podstawie oferty indywidualnej pobieranej z dwóch wybranych hurtowni,
  • zastosowanie zaawansowanych algorytmów wyszukujących towary „po nazwie”,
  • zastosowanie słownika centralnego do poprawnego wskazywania towarów u dostawców,
  • bezobsługowe pobieranie faktur z serwerów FTP hurtowni.

Optymalizacja zamówień pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Windows. Będzie zainstalowana na jednym stanowisku – najlepiej na zapleczu lub w biurze – posiadającym dostęp do serwera w Aptece oraz dostęp do Internetu. Może pracować na jednym komputerze razem z programem Apteka Malickiego. Optymalizacja zamówień w wersji BASIC wejdzie także w skład nowego, aktualnie rozwijanego programu Sertum Apteka by Malicki. W związku z przeniesieniem funkcji automatycznej komunikacji z hurtowniami do nowej aplikacji, funkcje te zostaną wkrótce wyłączone w programie Apteka Malickiego. Zainteresowanych uruchomieniem Optymalizacji zamówień w swojej Aptece prosimy o kontakt e-mailowy na adres torun@sertum.pl lub telefoniczny na numer 56 692 69 02.

UWAGA ! Zmiana oznaczeń statusów powiązań (bufor zamówienia)

Od teraz w module Zamówienie (Bufor zamówienia)w wyniku optymalizacji zamiast 5 różnych statusów będą wyświetlane tylko 3 flagi:

biała flaga – towar zostanie zamówiony (o ile nie jest na brakach we wszystkich hurtowniach) – towar został powiązany w przynajmniej jednej hurtowni bądź zaproponowano przesunięcie.

żólta flagatowar zostanie zamówiony, ale uwaga!powiązanie towaru zostało zaproponowane w wyniku zastosowania algorytmu SERTUM – należy sprawdzić, czy powiązania są prawidłowe i je potwierdzić lub poprawić; w przeciwnym wypadku istnieje ryzyko zamówienia niechcianego towaru.

Obecnie w widoku „pozycje bufora” żółta flaga nie wyświetli się, gdy towar nie został zaproponowany do zamówienia a w widoku „Edycja powiązania” zostało zasugerowane powiązanie za pomocą algorytmu SERTUM (w oknie edycji powiązania widnieje żółta flaga – „problem”).

W takiej sytuacji nie ma ryzyka, że zostanie zamówiony towar niezgodny z intencjami zamawiającego.

Żółta flaga pojawi się gdy zaproponowane przez Sertum powiązanie zostanie wybrane jako najkorzystniejsze.

czerwona flaga – towar nie zostanie zamówiony – towar nie został powiązany z co najmniej jedną hurtownią, a w pozostałych został powiązany lecz znajduje się na brakach (aby zamówić towar w hurtowni, trzeba go wcześniej powiązać).

Film instruktażowy – optymalizacja

W archiwach Sertum odnaleźliśmy film instruktażowy z 1314  r., który pokazuje proces optymalizacji zamówienia.

Specjalnie dla Państwa umieszczamy go poniżej:

Zamawianie z domu

W SERTUM pojawiła się nowa funkcjonalność pozwalająca na optymalizowanie i wysyłanie zamówień do hurtowni z domu (tj. przebywając poza apteką). Możliwe jest to dzięki eksportowaniu zamówienia na serwer, wskutek czego nie zachodzi konieczności dostępu do programu aptecznego podczas jego wysyłki. Aby korzystać z tej funkcjonalności, wymagane jest posiadanie przez aptekę dostępu do modułu RaportNet (więcej na ten temat można przeczytać na stronie internetowej SERTUM: http://www.sertum.pl/raportnet.aspx).

Gdzie się znajduje? Jak to działa?

Należy otworzyć moduł Zamówienia (Bufor zamówienia) na dowolnym widoku (w przykładzie poniżej – widok Pozycje bufora). Jeśli na pasku akcji w prawym górnym rogu okna znajduje się napis „Dane z apteki” oznacza to, że aktualnie pobierane są dane z programu aptecznego.

dane_z_apteki

Będąc w domu (poza apteką), aby mieć możliwość wysyłki zamówienia, należy zmienić ustawiania konfiguracyjne. W tym celu należy otworzyć widok Optymalizacja w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tutaj parametr „Optymalizuj w oparciu o dane zgromadzone w Sertum (wymagany moduł RaportNet)” – jego zaznaczenie spowoduje zaczytywanie danych z serwera Sertum, zamiast z programu aptecznego, co umożliwi zoptymalizowanie i wysłanie zamówienia znajdując się w domu (poza apteką).

konfiguracja

W sytuacji zaznaczenia tego parametru (i zapisaniu ustawień poprzez kliknięcie przycisku zapisz_i_zamknij), po ponownym otwarciu Bufora zamówienia wyświetli się następujący komunikat:

komunikat

a na pasku akcji w miejscu napisu „Dane z apteki„, pojawi się napis „Dane z Sertum„. Oznacza to, że w tym momencie dane pobierane są z serwera Sertum:

dane_z_sertum

UWAGA!
Powyższy komunikat może pojawić się także w sytuacji, gdy użytkownik przebywa w aptece, lecz program Sertum nie jest skonfigurowany z apteczną bazą danych lub baza ta nie odpowiada.

Po przełączeniu na tryb optymalizowania w oparciu o dane zgromadzone w Sertum – dane pobrane bezpośrednio z programu aptecznego wysyłane są co 15 minut (poprzez program RaportNet) na serwer Sertum. Są to m.in. dane dotyczące zamówień utworzonych wcześniej w programie aptecznym, dzięki czemu możliwe jest ich wczytanie do Bufora zamówienia.

Następnie można wykonywać na zamówieniu takie operacje, jak w normalnym trybie pracy z Buforem zamówienia – t.j. dodawać towary z magazynu apteki , katalogu hurtowni lub z bufora zapotrzebowania, usuwać zbędne pozycje, zmieniać ilości lub dostawców, optymalizować zamówienie czy powiązać towary z dostępnymi promocjami.

Optymalizacja promocji bez trybu auto-realizacji

W Buforze zamówień pojawiła się możliwość optymalizacji promocji, które nie mają trybu auto-realizacji.

Tryb auto-realizacji oznacza, że zamówienie z apteki przekazywane jest automatycznie do realizacji w hurtowni.

W przypadku BRAKU trybu auto-realizacji zamówienia czekają na ręczne przekazanie ich do hurtowni. Tego typu działania najczęściej spotykane są dla promocji z dzielonym Rodzajem zakupu. Zamówienia może przekazać do realizacji autor oferty, bezpośrednio z widoku Zamówienia w oknie Edycji oferty, do której zostały złożone (moduł Promocje i zamówienia -> widok Moje promocje -> Okno edycji promocji -> widok Zamówienia -> operacja Przekaż do hurtowni).

Jak to działa?

Żeby w procesie optymalizacji zawsze były uwzględniane również promocje, które nie mają trybu auto-realizacji należy otworzyć Konfigurację użytkownika w widoku Optymalizacja (System – > Konfiguracja -> widok Optymalizacja) i wybrać poniższą opcję z listy:

optymalizacja_uwzględnianie_promocji

Aby promocje bez trybu auto-realizacji były uwzględniane przy optymalizacji tylko jednego zamówienia, należy otworzyć Bufor zamówień (moduł Zamówienia -> widok Pozycje bufora), a następnie kliknąć operację Opcje znajdującą się w Panelu bocznym po prawej stronie ekranu.

Bufor_zamówień_opcje

Otworzy się okno Edycji opcji optymalizacji, w którym należy wybrać zakładkę Opcje:

Bufor_zamówień_opcje_opcje

Przy parametrze Uwzględnianie promocji należy wybrać z listy „Tak.Optymalizuj wszystkie możliwe promocje.”.

Bufor_zamówień_opcje_uwzględnianie_promocji

W sytuacji zaznaczenia tej opcji, przy optymalizacji będą uwzględnianie nie tylko promocje realizowane automatycznie (z trybem auto-realizacji), ale także te, które przekazywane są do hurtowni ręcznie (bez trybu auto-realizacji).

Jeśli zamówienie zawiera pozycje zamawiane z promocji z trybem auto-realizacji, to po kliknięciu operacji Wyślij zamówienie [Ctrl+3]) w nowym oknie pojawi się informacja np. jak na poniższym obrazku. Obok zamówienia promocyjnego pole w komórce, w kolumnie W (Wyślij zamówienia) będzie zaznaczone.

promocje_w_buforze_1

Po kliknięciu przycisku Wyślij zamówienia promocje z trybem auto-realizacji zostaną automatycznie przekazane do realizacji w hurtowni – podobnie jak pozostałe zamówienia do oferty podstawowej hurtowni.

W przypadku, gdy zamówienie zawiera pozycje zamawiane z promocji bez trybu auto-realizacji, po kliknięciu operacji Wyślij zamówienie [Ctrl+3]) w nowym oknie pojawi się informacja np. jak na poniższym obrazku. Obok zamówienia promocyjnego pole w komórce w kolumnie W (Wyślij zamówienia) będzie odznaczone, a w dodatkowej kolumnie pojawi się ikona słoneczko_ikona.

promocje_w_buforze_2

Po kliknięciu przycisku Wyślij zamówienia – zamówienia do oferty podstawowej hurtowni zostaną wysłane, natomiast zamówienie do promocji bez trybu auto-realizacji należy dopiero wysłać. W tym celu musimy zaznaczyć wybraną pozycję i użyć operacji Zamów z promocji znajdującej się w Operacjach po prawej stronie okna w widokach Pozycje bufora i Rozkład pozycji bufora w module Zamówienia (Bufora zamówienia):

zamów_z_promocji

Przenosi ona do okna Podgląd promocji wybranej pozycji bufora.  W widoku Pozycje obok pozycji zamawianej z promocji wpisana jest ilość zamawiana (kolumna Zamów) zgodna z ilością wpisaną w Buforze zamówienia – ilość tą można zmienić.

4

Następnie należy kliknąć przycisk Wyślij zamówienie, znajdujący się na pasku akcji u góry okna. Po wysłaniu zamówienia pojawi się komunikat:

5

Takie zamówienie musi jeszcze zostać przekazane do realizacji w hurtowni przez autora oferty promocyjnej – np. przez sieć aptek czy grupę zakupową. Służy do tego operacja przekaż_do_hurtowni dostępna w oknie Edycja promocji w widoku Zamówienia po prawej stronie okna:

Przekaż_do_hurtowni

Po przekazaniu do hurtowni zamówienie zmieni status z „Oczekuje”:

6

na „Transmisja”:

7

Apteka może obserwować dalsze zmiany status zamówienia w widoku Zamówienia wysłane w module Zamówienie (Bufor zamówienia):

8

Duże ilości zamawiane w buforze po aktualizacji KS-AOW

Zapewne część z Was posiada już zaktualizowany program KS-AOW używający tylko kodów BLOZ7.
Zgodnie z zapowiedzią KamSoft przestał wspierać jednocześnie BLOZ12, który w momencie aktualizacji bazy BLOZ jest wypełniany wartościami zerowymi.
Spowodować to może u Państwa w module optymalizacji zamówień w SERTUM przekłamane ilości zamówień.
Sytuacja ta może mieć miejsce tylko gdy spełnione będą wszystkie warunki:
1) KS-AOW został zaktualizowany
2) Zaktualizowano bazę BLOZ lub dodano nową pozycję zamówienia z bazy BLOZ
3) Wczytano nowe zamówienie do bufora SERTUM

Dlatego przed wysłaniem zamówienia proszę zwrócić uwagę czy ilości w buforze zamówień (po wczytaniu zamówienia) nie wydają się zbyt wysokie (np. >500szt).
Aby rozwiązać problem wydaliśmy poprawkę w najnowszej wersji SERTUM (2.26.1212.1420).
Proszę uruchomić aktualizację aplikacji i wczytać ponownie zamówienie.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z nami.

Zamawianie zza „pierwszego stołu”

Często podczas pracy przy pierwszym stole zdarza się, że pacjent prosi o zamówienie dla niego towarów. Dzięki Sertum mamy możliwość, podczas rozmowy z pacjentem, sprawdzić dostępność i cenę towaru w hurtowniach. Do tej pory nie mogliśmy od razu dodać go do bufora zamówień, dlatego wprowadziliśmy nowość w Sertum – zamawianie zza pierwszego stołu.

Jak to działa?
Wystarczy, że wyszukamy dany towar w katalogu hurtowni (poprzez Ctrl+F3 oraz w widoku „Magazyn i Katalogi hurtowni”). Po kliknięciu na wybrany towar wybieramy .


Pojawi się okno „Dodawanie towaru do bufora”, w którym określamy ilość towarów do zamówienia. Możemy też zaznaczyć „Optymalizuj ten towar po dodaniu do bufora”, aby Sertum uwzględniło podczas optymalizacji dodaną pozycję.
Po kliknięciu OK pojawi się okno „Bufor zapotrzebowania”, w którym mamy podgląd dodanych towarów oraz możliwość usunięcia wybranych pozycji.

W każdej chwili można zamknąć okno „Bufor zapotrzebowania”. Do jego ponownego uruchomienia służy operacja .

Przejdźmy teraz do Bufora zamówienia. Podczas wysyłania zamówienia nie zapomnijmy o pozycjach z bufora zapotrzebowania. Aby je dodać, klikamy przycisk . Z rozwijanej listy wybieramy Dodaj z zapotrzebowania. Pojawi się okno, w którym zaznaczamy dodane wcześniej towary. Jeżeli skorzystamy z kreatora zamówień okno bufora zapotrzebowania

Następnie klikamy przycisk . Pojawi się komunikat pytający, czy usunąć wybrane wiersze z bufora zapotrzebowania. Po wybraniu „Tak” dodane towary zostaną usunięte z bufora zapotrzebowania. Jeżeli wybierzemy „Nie”, dodane wiersze pozostaną w buforze zapotrzebowania. W ten sposób można zapisać towary często zamawiane przez pacjentów i w łatwy sposób dodawać je do bufora optymalizacji.

%d blogerów lubi to: