Zamówienie w SERTUM

Całość zamówienia w Sertum opiera się na 10 prostych krokach.

Krok nr 1.  Wczytaj zamówienie / kreator zamówienia

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje buforaRozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

W oknie które się otworzy należy następnie kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Kreator zamówienia ma na celu skrócenie czasu przygotowania zamówienia do minimum poprzez odrzucenie pozycji, które sprzedały się w aptece, ale ich stan magazynowy starczy na wskazany przez nas okres zatowarowania. Dzięki temu farmaceuta przygotowujący zamówię nie musi przeglądać setek pozycji a jedynie takie, które stanowią realne zapotrzebowanie.

Czytaj resztę wpisu »

Promocyjne ceny optymalizacji centralnej

Od 01 września 2016 roku optymalizacja centralna dostępna jest w obniżonej cenie, gdzie dla sieci posiadającej 4 apteki obniżka sięga aż 57%. Im mniej aptek liczy sieć tym obniżki będą wyższe.

Rezygnujemy z pobierania opłaty za centralę (login centralny) na rzecz opłat wyłacznie za apteki w wysokości 30 zł za aptekę. Optymalizacja centralna zostanie włączona jako dodatkowa funkcjonalność do abonamentów Premium i Professional w cennikach raportowania danych z dnia 01.09.2016.

Optymalizacja centralna udostępniana w Sertum od 2012 roku, wspiera zarządzanie magazynami w sieci aptek. Pomaga zmniejszyć zatowarowanie magazynów aptek nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych i utrzymywać je na niskim poziomie. Wielu naszych klientów osiąga duże korzyści z jej używania.

Zamów optymalizację centralną i zarabiaj na zmniejszeniu zatowarowania magazynów.

Informacja dla Aptek

Szanowni Państwo,

Apteki zainteresowane uruchomieniem Optymalizacji BASIC – w celu sprostania wymaganiom narzuconym przez Ustawę z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788) – prosimy o dostarczenie na adres torun@sertum.pl następujących informacji:

  • numer seryjny licencji Apteki w programie Apteka Malickiego (F3, trzecia linijka);
  • listę hurtowni, z którą Apteka współpracuje wraz z Identyfikatorem odbiorcy, który znajduje się na każdej fakturze zakupu leków. W przypadku Apteki, która dotychczas korzystała z wysyłania zamówień i pobierania faktur przez program Apteka Malickiego, dodatkowo prosimy o dostarczenie zawartości karty każdej z tych hurtowni, odczytanej ze Słownika hurtowni – począwszy od pola Standard transmisji, a skończywszy na polu Dodatkowy parametr FTP (puste pola można pominąć);
  • adres e-mail, na który system będzie wysyłał hasło do logowania do aplikacji Sertum.

Po skonfigurowaniu po naszej stronie konta dla Państwa Apteki, na podany adres e-mail otrzymają Państwo dwie wiadomości:

  • wiadomość zawierającą login i hasło do aplikacji Sertum;
  • wiadomość zawierającą instrukcję instalacji i uruchomienia Optymalizacji BASIC.

Dodatkowo na stanowisku, na którym będzie działać Optymalizacja, prosimy o sprawdzenie:

  1. czy system Windows posiada wersję XP, Vista, 7, 8 lub nowszą. Optymalizacja nie działa na systemach Win95/98;
  2. w przypadku systemu Windows XP prosimy dodatkowo sprawdzić, czy jest zainstalowany Service Pack 3 (Mój komputer -> Właściwości -> zakładka Ogólne -> System -> Dodatek Service Pack 3.

W razie stwierdzenia któregoś z powyższych problemów, prosimy o kontakt z Państwa serwisem w celu jego usunięcia.

Nowe zasady zamawiania leków od 12 lipca

Szanowni Państwo, 12 lipca wejdzie w życie ustawa z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy – Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788), która nakłada na Apteki następujące obowiązki dotyczące zamawiania leków w hurtowniach:

  • składania zamówień na leki wydawane na receptę oraz produkty refundowane w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego dostarczanego do hurtowni w formie komunikacji elektronicznej,
  • przekazywania do Głównego Inspektora Farmaceutycznego kopii otrzymanej z hurtowni odmowy realizacji zamówienia (wraz z uzasadnieniem tej odmowy) dotyczącego produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • archiwizowania wszystkich zamówień oraz odmów ich realizacji przez okres 3 lat i udostępniania ich na żądanie organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej.

Sertum Sp. z o.o. w porozumieniu z kilkoma hurtowniami farmaceutycznymi podjęła działania mające na celu zautomatyzowanie narzuconych na Państwa obowiązków. Ich efektem będzie aktualizacja modułu Sertum – Optymalizacja zamówień, którą – w wersji BASIC – otrzymacie Państwo w ramach opłacanego abonamentu za program Apteka Malickiego. Będzie ona realizowała funkcjonalności czyniące zadość wchodzącym w życie przepisom. Optymalizacja zamówień:

  • odczyta zamówienie stworzone w programie Apteka Malickiego,
  • wyśle to zamówienie na serwer FTP hurtowni,
  • odbierze listę braków dla leków pełnopłatnych oraz listę braków dla leków refundowanych wraz z uzasadnieniem odmowy realizacji zamówienia,
  • na skrzynkę Głównego Inspektora Farmaceutycznego wyśle wyśle automatycznie pocztą elektroniczną kopię odmowy wraz z uzasadnieniem dotyczącą leków ujętych w wykazie produktów zagrożonych brakiem dostępności,
  • wykona archiwizację zamówienia, listy braków dotyczącej leków pełnopłatnych oraz odmowy wraz z uzasadnieniem w celu umożliwienia dostępu do nich w dowolnym momencie.

Dodatkowo Optymalizacja zamówień umożliwi Państwu:

  • dostęp do zawsze aktualnej oferty katalogowej i cenowej dwóch wybranych dostawców,
  • wybór dostawcy z niższą ceną oraz dostępnością towaru,
  • automatyczne dopasowanie zamówień do bieżących ofert promocyjnych,
  • wyliczanie ceny z uwzględnieniem aptecznych rabatów handlowych (urzędowe i inne),
  • bieżącą informację o aktualnym stanie magazynowym i wielkości sprzedaży danego towaru,
  • możliwość powiązania jednej kartoteki aptecznej do kilku innych w hurtowni (1 do wielu),
  • możliwość dodawania zamawianego towaru bezpośrednio z katalogu hurtowni,
  • opcję zablokowania danej pozycji do zamówienia u konkretnego dostawcy,
  • optymalizację również na podstawie oferty indywidualnej pobieranej z dwóch wybranych hurtowni,
  • zastosowanie zaawansowanych algorytmów wyszukujących towary „po nazwie”,
  • zastosowanie słownika centralnego do poprawnego wskazywania towarów u dostawców,
  • bezobsługowe pobieranie faktur z serwerów FTP hurtowni.

Optymalizacja zamówień pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Windows. Będzie zainstalowana na jednym stanowisku – najlepiej na zapleczu lub w biurze – posiadającym dostęp do serwera w Aptece oraz dostęp do Internetu. Może pracować na jednym komputerze razem z programem Apteka Malickiego. Optymalizacja zamówień w wersji BASIC wejdzie także w skład nowego, aktualnie rozwijanego programu Sertum Apteka by Malicki. W związku z przeniesieniem funkcji automatycznej komunikacji z hurtowniami do nowej aplikacji, funkcje te zostaną wkrótce wyłączone w programie Apteka Malickiego. Zainteresowanych uruchomieniem Optymalizacji zamówień w swojej Aptece prosimy o kontakt e-mailowy na adres torun@sertum.pl lub telefoniczny na numer 56 692 69 02.

UWAGA ! Zmiana oznaczeń statusów powiązań (bufor zamówienia)

Od teraz w module Zamówienie (Bufor zamówienia)w wyniku optymalizacji zamiast 5 różnych statusów będą wyświetlane tylko 3 flagi:

biała flaga – towar zostanie zamówiony (o ile nie jest na brakach we wszystkich hurtowniach) – towar został powiązany w przynajmniej jednej hurtowni bądź zaproponowano przesunięcie.

żólta flagatowar zostanie zamówiony, ale uwaga!powiązanie towaru zostało zaproponowane w wyniku zastosowania algorytmu SERTUM – należy sprawdzić, czy powiązania są prawidłowe i je potwierdzić lub poprawić; w przeciwnym wypadku istnieje ryzyko zamówienia niechcianego towaru.

Obecnie w widoku „pozycje bufora” żółta flaga nie wyświetli się, gdy towar nie został zaproponowany do zamówienia a w widoku „Edycja powiązania” zostało zasugerowane powiązanie za pomocą algorytmu SERTUM (w oknie edycji powiązania widnieje żółta flaga – „problem”).

W takiej sytuacji nie ma ryzyka, że zostanie zamówiony towar niezgodny z intencjami zamawiającego.

Żółta flaga pojawi się gdy zaproponowane przez Sertum powiązanie zostanie wybrane jako najkorzystniejsze.

czerwona flaga – towar nie zostanie zamówiony – towar nie został powiązany z co najmniej jedną hurtownią, a w pozostałych został powiązany lecz znajduje się na brakach (aby zamówić towar w hurtowni, trzeba go wcześniej powiązać).

Film instruktażowy – optymalizacja

W archiwach Sertum odnaleźliśmy film instruktażowy z 1314  r., który pokazuje proces optymalizacji zamówienia.

Specjalnie dla Państwa umieszczamy go poniżej:

Zamawianie z domu

W SERTUM pojawiła się nowa funkcjonalność pozwalająca na optymalizowanie i wysyłanie zamówień do hurtowni z domu (tj. przebywając poza apteką). Możliwe jest to dzięki eksportowaniu zamówienia na serwer, wskutek czego nie zachodzi konieczności dostępu do programu aptecznego podczas jego wysyłki. Aby korzystać z tej funkcjonalności, wymagane jest posiadanie przez aptekę dostępu do modułu RaportNet (więcej na ten temat można przeczytać na stronie internetowej SERTUM: http://www.sertum.pl/raportnet.aspx).

Gdzie się znajduje? Jak to działa?

Należy otworzyć moduł Zamówienia (Bufor zamówienia) na dowolnym widoku (w przykładzie poniżej – widok Pozycje bufora). Jeśli na pasku akcji w prawym górnym rogu okna znajduje się napis „Dane z apteki” oznacza to, że aktualnie pobierane są dane z programu aptecznego.

dane_z_apteki

Będąc w domu (poza apteką), aby mieć możliwość wysyłki zamówienia, należy zmienić ustawiania konfiguracyjne. W tym celu należy otworzyć widok Optymalizacja w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tutaj parametr „Optymalizuj w oparciu o dane zgromadzone w Sertum (wymagany moduł RaportNet)” – jego zaznaczenie spowoduje zaczytywanie danych z serwera Sertum, zamiast z programu aptecznego, co umożliwi zoptymalizowanie i wysłanie zamówienia znajdując się w domu (poza apteką).

konfiguracja

W sytuacji zaznaczenia tego parametru (i zapisaniu ustawień poprzez kliknięcie przycisku zapisz_i_zamknij), po ponownym otwarciu Bufora zamówienia wyświetli się następujący komunikat:

komunikat

a na pasku akcji w miejscu napisu „Dane z apteki„, pojawi się napis „Dane z Sertum„. Oznacza to, że w tym momencie dane pobierane są z serwera Sertum:

dane_z_sertum

UWAGA!
Powyższy komunikat może pojawić się także w sytuacji, gdy użytkownik przebywa w aptece, lecz program Sertum nie jest skonfigurowany z apteczną bazą danych lub baza ta nie odpowiada.

Po przełączeniu na tryb optymalizowania w oparciu o dane zgromadzone w Sertum – dane pobrane bezpośrednio z programu aptecznego wysyłane są co 15 minut (poprzez program RaportNet) na serwer Sertum. Są to m.in. dane dotyczące zamówień utworzonych wcześniej w programie aptecznym, dzięki czemu możliwe jest ich wczytanie do Bufora zamówienia.

Następnie można wykonywać na zamówieniu takie operacje, jak w normalnym trybie pracy z Buforem zamówienia – t.j. dodawać towary z magazynu apteki , katalogu hurtowni lub z bufora zapotrzebowania, usuwać zbędne pozycje, zmieniać ilości lub dostawców, optymalizować zamówienie czy powiązać towary z dostępnymi promocjami.

%d blogerów lubi to: