Zamówienie w SERTUM

Całość zamówienia w Sertum opiera się na 10 prostych krokach.

Krok nr 1.  Wczytaj zamówienie / kreator zamówienia

Należy otworzyć Bufor zamówienia w widoku Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widoki Pozycje buforaRozkład pozycji bufora), a następnie użyć operacji Wczytaj zamówienie [Ctrl+1] znajdującej się na Panelu bocznym po prawej stronie okna:

W oknie które się otworzy należy następnie kliknąć przycisk Proponuj zamówienie:

Kreator zamówienia ma na celu skrócenie czasu przygotowania zamówienia do minimum poprzez odrzucenie pozycji, które sprzedały się w aptece, ale ich stan magazynowy starczy na wskazany przez nas okres zatowarowania. Dzięki temu farmaceuta przygotowujący zamówię nie musi przeglądać setek pozycji a jedynie takie, które stanowią realne zapotrzebowanie.

Czytaj resztę wpisu »

Algorytm rozkładu leków z CU

Dodano możliwość rozkładu  pomiędzy hurtownie leków z ceną urzędową  według wskazanego sposobu. W tym celu został stworzony specjalny algorytm, który generuje rozkład leków z CU pomiędzy hurtowniami wybranymi w optymalizacji, dla których nie zdefiniowano minimalnej wartości CU. Minimalną wartość CU można wskazać w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Konfiguracja hurtowni -> kolumna Min. wart. CU [%]).

Gdzie się znajduje?

Należy otworzyć Konfigurację użytkownika w widoku Optymalizacja (System -> Konfiguracja -> widok Optymalizacja).

Znajduje się tam parametr Algorytm rozkładu leków z CU pomiędzy hurtowniami bez zdefiniowanej „wartości min. CU”,  z rozwijaną listą trzech opcji do wyboru: a) Brak; b) Proporcjonalnie do zamówień OTC; c) Równomiernie.

Konfiguracja2

 

Należy wybrać jedną z opcji, a następnie kliknąć przycisk zapisz_i_zamknij znajdujący się po lewej stronie u góry okna. Na koniec należy przejść do Bufora zamówienia (moduł Zamówienie (Bufor zamówienia) -> widok Pozycje bufora lub Rozkład pozycji bufora).

Jak to działa?

Jeśli w konfiguracji wybrano opcję :

a) Brak – rozdział leków z CU będzie działał tak jak do tej pory;

b) Proporcjonalnie do zamówień OTC – leki z CU zostaną rozdzielone do hurtowni w takiej samej proporcji (%), jaką stanowią wartości zamówień pozostałych leków (bez CU) do poszczególnych hurtowni z całości zamówienia;

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł. Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do hurtowni A – 50% wartości zamawianych leków z CU (250 zł), do hurtowni B – 30% wartości zamawianych leków z CU (150 zł), do hurtowni C – 20% wartości zamawianych leków z CU (100 zł) .

c) Równomiernie – do każdej hurtowni wybranej do optymalizacji, która nie posiada wskazanego parametru „Min. wart. CU [%]” zostanie wysłanych tyle samo leków z CU (taka sama wartość w zł) . Funkcja ta będzie miała zastosowanie tylko do hurtowni, dla których nie wskazano min. wartości CU w konfiguracji.

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Dla żadnej z hurtowni nie wskazano minimalnej wartości CU [%].  Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł.  Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do każdej hurtowni A, B i C po 33,33% wartości zamawianych leków z CU (po 166, 67 zł).

UWAGA! Wartość przesunięć MM nie jest brana pod uwagę.

Duże ilości zamawiane w buforze po aktualizacji KS-AOW

Zapewne część z Was posiada już zaktualizowany program KS-AOW używający tylko kodów BLOZ7.
Zgodnie z zapowiedzią KamSoft przestał wspierać jednocześnie BLOZ12, który w momencie aktualizacji bazy BLOZ jest wypełniany wartościami zerowymi.
Spowodować to może u Państwa w module optymalizacji zamówień w SERTUM przekłamane ilości zamówień.
Sytuacja ta może mieć miejsce tylko gdy spełnione będą wszystkie warunki:
1) KS-AOW został zaktualizowany
2) Zaktualizowano bazę BLOZ lub dodano nową pozycję zamówienia z bazy BLOZ
3) Wczytano nowe zamówienie do bufora SERTUM

Dlatego przed wysłaniem zamówienia proszę zwrócić uwagę czy ilości w buforze zamówień (po wczytaniu zamówienia) nie wydają się zbyt wysokie (np. >500szt).
Aby rozwiązać problem wydaliśmy poprawkę w najnowszej wersji SERTUM (2.26.1212.1420).
Proszę uruchomić aktualizację aplikacji i wczytać ponownie zamówienie.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z nami.

Zamawianie zza „pierwszego stołu”

Często podczas pracy przy pierwszym stole zdarza się, że pacjent prosi o zamówienie dla niego towarów. Dzięki Sertum mamy możliwość, podczas rozmowy z pacjentem, sprawdzić dostępność i cenę towaru w hurtowniach. Do tej pory nie mogliśmy od razu dodać go do bufora zamówień, dlatego wprowadziliśmy nowość w Sertum – zamawianie zza pierwszego stołu.

Jak to działa?
Wystarczy, że wyszukamy dany towar w katalogu hurtowni (poprzez Ctrl+F3 oraz w widoku „Magazyn i Katalogi hurtowni”). Po kliknięciu na wybrany towar wybieramy .


Pojawi się okno „Dodawanie towaru do bufora”, w którym określamy ilość towarów do zamówienia. Możemy też zaznaczyć „Optymalizuj ten towar po dodaniu do bufora”, aby Sertum uwzględniło podczas optymalizacji dodaną pozycję.
Po kliknięciu OK pojawi się okno „Bufor zapotrzebowania”, w którym mamy podgląd dodanych towarów oraz możliwość usunięcia wybranych pozycji.

W każdej chwili można zamknąć okno „Bufor zapotrzebowania”. Do jego ponownego uruchomienia służy operacja .

Przejdźmy teraz do Bufora zamówienia. Podczas wysyłania zamówienia nie zapomnijmy o pozycjach z bufora zapotrzebowania. Aby je dodać, klikamy przycisk . Z rozwijanej listy wybieramy Dodaj z zapotrzebowania. Pojawi się okno, w którym zaznaczamy dodane wcześniej towary. Jeżeli skorzystamy z kreatora zamówień okno bufora zapotrzebowania

Następnie klikamy przycisk . Pojawi się komunikat pytający, czy usunąć wybrane wiersze z bufora zapotrzebowania. Po wybraniu „Tak” dodane towary zostaną usunięte z bufora zapotrzebowania. Jeżeli wybierzemy „Nie”, dodane wiersze pozostaną w buforze zapotrzebowania. W ten sposób można zapisać towary często zamawiane przez pacjentów i w łatwy sposób dodawać je do bufora optymalizacji.

Gdzie sprawdzić powiązania leków (towarów) ?

Podczas pracy z buforem optymalizacji zamówień tworzysz wiele powiązań. Dzieje się to automatycznie, półautomatycznie lub tworzysz je ręcznie. Opracowujesz zamówienie, wysyłasz. Tego samego dnia lub w dniu następnym przyjeżdża dostawa wśród której znajduje się towar… którego nie potrzebujesz.
Jak to się stało? Kto zawinił? Ty? Komputer? Sertum? Dostawca? – te pytania zadawałeś sobie na pewno nieraz.
Aplikacja Sertum zamawia towary u dostawców zgodnie z indeksem towaru hurtowni. Oznacza to, że jeżeli powiązania Twojego towaru z towarami dostawcy są prawidłowe – wina prawdopodobnie leży po stronie dostawcy. Ale jak sprawdzić powiązania skoro pozycje zostały już wysłane, a więc usunięte z aktualnego bufora optymalizacji?

Aby sprawdzić wszystkie dotychczas stworzone powiązania wybieramy w górnym menu: System -> Konfiguracja, a następnie widok Powiązania kartotek i klikamy Pobierz [F5].
Ukaże się lista podobna do przedstawionej poniżej:

Konfiguracja: Powiązania kartotek

Konfiguracja: Powiązania kartotek

Trzy pierwsze kolumny (żółte) prezentują dane Twoich towarów w aptece. Kolejne to informacje o powiązaniu do towaru w hurtowni. Pozycja w jednej linii powinna odpowiadać dopasowanemu towarowi – jeśli tak nie jest należy taką sytuację poprawić: przycisk Edytuj [F4].
Aby wyszukać źle powiązany towar należy użyć aktywnych filtrów, tak jak na poniższym przykładzie gdy chcesz wyszukać towar wg nazwy towaru dostawcy, który został dostarczony zamiast pożądanego:

Znaleziony błąd powiązań

Jak oznaczyć pozycje w buforze

W nowej wersji w buforze optymalizacji zamówienia dodaliśmy możliwość oznaczenia towaru w kolumnie Indeks symbolem   Aby oznaczyć wybrany towar nowym symbolem należy kliknąć na niego w kolumnie Indeks. Dodatkowo w kolumnie Uwagi mamy możliwość wpisania komentarzy przy wybranym towarze:

Oczywiście dane są zapamiętywane na zamknięcie bufora.

TYDZIEŃ z Optymalizacją: Kojarzenie leków – Sertum się uczy

W poprzednim tygodniu poznaliśmy konfigurację modułu optymalizacji w Platformie Sertum, a także sposób, w jaki ona wpływa na proces optymalizacji zamówienia. Dzisiaj dowiemy się, że prawidłowy przebieg optymalizacji zależy w głównej mierze od trafnego powiązania towarów pomiędzy hurtownią a apteką. Oczywiście każdy z produktów dostępnych w aptece posiada różnego rodzaju numerację pomagającą w odnalezieniu go w ofercie hurtowni, jednakże numery BLOZ czy BAZYL nie umożliwiają ze 100% dokładnością wskazać towar w ofercie hurtowni. Jest to spowodowane różnego rodzaju błędami czy brakami w bazach danych hurtowni i aptek. Dodatkowo wiele produktów, głównie kosmetyków, nie posiada nadanych numerów BLOZ czy BAZYL. Tak naprawdę, gdyby tworzyć zamówienia do hurtowni w oparciu o wspomnianą wyżej numerację, to trafność typowania produktów byłaby na poziomie 85%. Uważamy, że jest to zdecydowanie za mało. Dlatego Sertum umożliwia składanie zamówień w oparciu o indywidualną numerację hurtowni, czyli daje 100% zgodności zamówienia z dostarczonym towarem. Aby osiągnąć taki wynik, trzeba pomóc Sertum w skojarzeniu towarów występujących na zamówieniach z ofertą hurtowni. Na szczęście nie musimy kojarzyć wszystkich zamawianych towarów – Sertum potrafi samo powiązać większość produktów. Jeżeli jednak natrafi na jakiś problem, poprosi nas o pomoc.

Przed przystąpieniem do kojarzenia leków, musimy w pierwszej kolejności wczytać nasze zamówienia przygotowane w programie aptecznym. W tym celu należy użyć operacji Wczytaj zamówienie i wybrać interesujące nas zamówienie.

Sertum wybór zamówienia

Wybór zamówienia

Sertum automatycznie wczyta zamówienie z programu aptecznego i wykona wstępne powiązania leków.
Proces kojarzenia leków przez Sertum można podzielić na 2 etapy: kojarzenie wstępne oraz kojarzenie po nazwie.

  • Kojarzenie wstępne
    W pierwszej kolejności program sprawdza, czy dany towar nie został już skojarzony przez nas wcześniej. Jeżeli nie, to przeszukuje oferty hurtowni pod kątem zgodności numerów BLOZ i BAZYL. Wystarczy, aby szukany numer zgadzał się w jednej z hurtowni, ponieważ Sertum zna powiązania większości towarów między hurtowniami.
  • Kojarzenie po nazwie
    Jeżeli któregoś z towarów nie udaje się skojarzyć wstępnie, to Sertum pyta się o przeprowadzenie kojarzenia po nazwie. Kojarzenie po nazwie uruchamia szereg specjalnych algorytmów, których zadaniem jest analiza nazwy towaru w aptece i wyszukanie odpowiedniego produktu w ofercie hurtowni.  Oprócz samej analizy nazwy czy dawki produktu, wykorzystywany jest słownik centralny w celu odnalezienia jak największej ilości podobnych leków. Efektem powyższego zabiegu jest przedstawienie propozycji skojarzenia jednego towaru bądź grupy towarów, z których trzeba wybrać ten odpowiedni.

Efekt procesu kojarzenia towarów przedstawiony został w postaci ikonek wyświetlanych w kolumnie Status, zaraz za nazwą towaru.

Sertum - bufor optymalizacji

Bufor zamówień

Zasadniczo ikonki mogą mieć trzy kolory:

  • Biały – towar na zamówieniu jest skojarzony prawidłowo.
  • Żółty – Sertum potrzebuje naszej pomocy w prawidłowym skojarzeniu towarów.
  • Czerwony – nie udało się znaleźć żadnego towaru w ofercie przynajmniej jednej hurtowni.

Powyższe kolory mogą być połączone ze sobą. Na przykład ikonka biało-czerwona oznacza, że zamawiany towar jest prawidłowo skojarzony w części hurtowni, ale nie udało się go skojarzyć z przynajmniej jedną hurtownią.

Znamy już znaczenie ikonek symbolizujących powiązanie produktów z ofertami hurtowni, możemy więc pomóc Sertum prawidłowo powiązać zamawiane towary. Wystarczy dwukrotnie kliknąć na dowolnej pozycji, aby otworzyć okno pokazujące szczegóły skojarzeń dla każdej hurtowni.

Sertum - edycja powiązań

Edycja powiązań

Widok Edycja powiązań prezentuje wszystkie proponowane przez Sertum towary w podziale na wybrane przez nas hurtownie. Tutaj także znajdziemy kolumnę Status zawierająca ikonki symbolizujące wynik procesu kojarzenia towarów, tym razem jednak w rozbiciu na konkretne hurtownie.

Dodatkowo kolumna „Z” pokazuje nam, które towary z oferty hurtowni zostały wybrane do skojarzenia:

  • – Skojarzenie zaproponowane przez Sertum,
  • – Skojarzenie stworzone przez użytkownika.

Jeżeli numer BLOZ lub BAZYL jest zgodny z numerem zamawianego towaru, to odpowiedni numer zostanie podświetlony na zielono.

Sertum - zgodny bloz

Zgodny numer BLOZ

Aby skojarzyć zamawiany towar z jedną z propozycji Sertum, wystarczy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji. Wtedy w kolumnie „Z” pojawi się ciemnozielona ikonka. Jeżeli natomiast chcemy skojarzyć z towarem niezaproponowanym przez Sertum, musimy wskazać nazwę hurtowni, a następnie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się górnej części okna. Spowoduje to wyświetlenie pełnej oferty hurtowni i umożliwi wybranie dowolnego towaru, który zostanie automatycznie skojarzony z zamawianym lekiem.

Dodatkowo możemy zawsze potwierdzić propozycję programu i dwukrotnie kliknąć na pozycji z ikonką, bądź użyć operacji Potwierdź sugestie, która spowoduje potwierdzenie wszystkich skojarzeń zaproponowanych przez Sertum. Warto potwierdzać propozycje, gdyż umożliwia to Sertum uczenie się sposobu kojarzenia towarów i pozwala jeszcze trafniej kojarzyć produkty.

Edycja powiązań oferuje także zaawansowane kojarzenie towarów poprzez możliwość:

  1. Zaznaczania kilku pozycji jednocześnie i kliknięcie przycisku Skojarz. Dzięki temu Sertum będzie wiedziało, że dany towar jest skojarzony z kilkoma produktami w ofercie danej hurtowni. Spowoduje to, iż w procesie optymalizacji będą porównywane ze sobą wszystkie skojarzone produkty. Powyższa operacja przydaje się w momencie, gdy zamawiany towar ma kilka odpowiedników.
  2. Wymuszenia przeprowadzania procesu zaawansowanego kojarzenia po nazwie dla edytowanej pozycji zamówienia. Użycie operacji Szukaj po nazwie spowoduje uruchomienie procesu zaawansowanego kojarzenia, a następnie dodanie wyników tej operacji do aktualnie wyświetlanych skojarzeń.

Jak widać, edycja powiązań daje nam duże możliwości, przez co na samym początku proces kojarzenia może wydawać się skomplikowany. Niemniej jednak już po chwili zauważymy, iż cała operacja kojarzenia towarów w Sertum sprowadza się do wejścia w pozycję oznaczoną ikonką z kolorem żółtym bądź czerwonym i stworzeniem powiązań dla tych hurtowni, w których Sertum albo nie potrafi znaleźć odpowiedniego leku, albo nie jest pewne, czy zaproponowane skojarzenie jest prawidłowe. Sertum oczywiście zapamiętuje nasze wszystkie skojarzenia tak, aby w przyszłości już więcej nie pytać o skojarzone wcześniej towary.

Na koniec chciałbym podsumować powyższy opis w kilku punktach, opisujących proces kojarzenia :

  1. Wczytujemy zamówienie do Platformy Sertum,
  2. Sertum automatycznie kojarzy zamawiane towary z towarami w ofertach wybranych hurtowni,
  3. Edytujemy pozycje oznaczone kolorem żółtym lub czerwonym,
  4. Kojarzymy towary, z którymi Sertum sobie nie poradziło.

Prawda, że proste?

%d blogerów lubi to: