Szanowni Państwo,

Ustawa z dnia 9 kwietnia o zmianie ustawy – Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2015 poz. 788), które wejdzie w życie 12 lipca b.r., nakłada na Apteki następujące obowiązki dotyczące zamawiania leków w hurtowniach oraz monitorowania ich dostępności:

1. składania zamówień na leki wydawane na receptę oraz produkty refundowane w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego dostarczanego do hurtowni w formie komunikacji elektronicznej (Art.36z.4); natomiast hurtownia zobowiązana jest przekazywać do apteki odmowy ich realizacji, a dla leków refundowanych podawać uzasadnienie tej odmowy (Art.36z.6).
2. przekazania w ciągu 24 godzin do Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego informacji o niemożliwości wykonania obowiązku zapewnienia dostępu do leków wydawanych na receptę oraz leków refundowanych (Art.95a.1);
3. przekazywania do Głównego Inspektora Farmaceutycznego kopii otrzymanej z hurtowni odmowy realizacji zamówienia dotyczącego produktów objętych wykazem leków deficytowych (Art.36z.7);
4. archiwizowania wszystkich zamówień oraz odmów ich realizacji przez okres 3 lat i udostępniania ich na żądanie organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej (Art.36z.8).

Sertum Sp. z o.o. podjęła działania mające na celu ułatwienie Państwu spełnienie tych obowiązków poprzez wprowadzenie do Sertum następujących funkcjonalności.

1. [dot. art.36z.4] W związku z tym, iż zamówienia na sporą grupę leków trzeba będzie składać wyłącznie w formie elektronicznej, Sertum posiada funkcjonalność – z powodzeniem wykorzystywaną przez wielu użytkowników – wysyłania zamówień na pojedyncze towary zza pierwszego stołu. Funkcjonalność działa podczas sprawdzania dostępności towarów w hurtowni (Ctrl+F3). Jeżeli jeszcze nie korzystają Państwo z tej opcji prosimy o kontakt z naszym działem serwisu w celu uruchomienia takiej funkcjonalności. Wymagane jest tylko posiadanie loginu Sertum przy pierwszym stole.
2. [dot. art.36z.6] Analogicznie, jak listy braków z hurtowni, Sertum pobiera obecnie również odmowy realizacji zamówień. Dzięki tej funkcjonalności, będą Państwo informowani – w formie odpowiedniego statusu – o braku dostawy towaru, który mógł być uznany za dostępny w odebranej wcześniej liście braków. W dalszym ciągu będzie można przenieść taki towar do bufora i zamówić go w innej hurtowni.
3. [dot. art.95a.1] Nałożony na Aptekę obowiązek informowania Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego o niemożliwości zapewnienia dostępu do leków wydawanych na receptę oraz leków refundowanych, wymaga aby Apteka sama monitorowała taki stan rzeczy i informowała WIF do 24 godzin od przypadku jego wystąpienia. Sertum automatyzuje ten proces monitorując zawartość bufora optymalizacji, w którym po wysłaniu zamówienia pozostają pozycje niedostępne w żadnej hurtowni oraz przeniesione z listy braków. Takie pozycje będą oznaczone jako deficytowe (brak dostępności w każdej aktualnie wybranej do optymalizacji zamówień hurtowni) i raz dziennie – po północy – informacja ta będzie wysyłana na adres e-mail właściwego terytorialnie Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego. Kopia wiadomości będzie również wysyłana na adres e-mail Apteki.
4. [dot. art.36z.7] Na skrzynkę Głównego Inspektora Farmaceutycznego Sertum wyśle automatycznie pocztą elektroniczną kopię odmowy wraz z uzasadnieniem, dotyczącą leków ujętych w wykazie produktów deficytowych. Kopia tej wiadomości będzie również wysyłana na adres e-mail Apteki.
5. [dot art.36z.8] Od początku swojego działania Sertum archiwizuje wszystkie zamówienia oraz listy braków, a teraz także wszystkie odmowy realizacji. Dostęp do poszczególnych plików, pogrupowanych według zamówień do poszczególnych hurtowni, będzie możliwy poprzez dodatkowy widok w buforze optymalizacji, który zostanie udostępniony 14.07.2015r.

Dołożyliśmy wszelkich starań, aby nowe obowiązki były realizowane w formie maksymalnie automatycznej, nie generowały dodatkowych czynności operatorskich i zabezpieczały Państwa podczas kontroli organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej. Oczywiście, dotyczy to wyłącznie zamówień wysyłanych przez Sertum, dlatego też każde złożone w inny sposób zamówienie – wraz z odmową jego realizacji – będzie musiało być obsłużone ręcznie w zakresie obowiązków wprowadzonych nową ustawą.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt mailowy: serwis@sertum.pl lub telefoniczny: 71 786 86 13.