Przed przystąpieniem do pracy z buforem zamówień należy skonfigurować parametry optymalizacji. Aby wejść w konfigurację, należy wybrać menu System -> Konfiguracja, a następnie przejść do widoku Optymalizacja. 

1. Zaznaczenie pola Zastosuj tolerancję ceny i zdefiniowanie zakresu tolerancji sprawia, że ceny towarów mieszczące się w zakresie będą uznawane przez program za równe. Wówczas o wyborze dostawcy zadecyduje priorytet hurtowni.

Przykład: Tolerancja ceny jest ustawiona na 0,05zł, towar w hurtowni A (o priorytecie 1) kosztuje 5,25zł, a w hurtowni B (o priorytecie 2) ten sam towar kosztuje 5,23zł, wybrana zostanie hurtownia A.

2. Pole Ostrzegaj o znacznej różnicy cen w hurtowniach pozwala na wyróżnienie towarów znacznie wybiegających ceną od innych podczas pracy w buforze zamówienia. Jeżeli ceny będą się różniły o wyznaczony przez nas przedział procentowy, zostanie to zaznaczone wykrzyknikiem przy tej pozycji.

3. Zaznaczenie pola Ukrywaj moje rabaty handlowe w hurtowni powoduje wyświetlenie znaku „?” w kolumnie Rabat w dolnym panelu.

4. Wczytuj sprzedaż i stan magazynowy apteki w ramach kartoteki centralnej pole pozwala podczas optymalizacji doczytać informacje o sprzedaży apteki, z wszystkich kartotek powiązanych do tej samej karty centralnej (kolumna Sprzedaż apteki KC), także dla aptek nie będących w sieci.

5. Wczytaj sprzedaż i stan magazynowy z apteki pozwala na doczytanie kolumn ze sprzedażą z wybranego w konfiguracji okresu czasu oraz aktualnym stanem magazynowym.

6. Wczytuj średnią oraz maksymalną sprzedaż oraz liczbę klientów pozwala na doczytanie kolumn z

W sytuacji włączenia tej funkcji, przy otwarciu Bufora zamówienia wyświetli się następujący komunikat:

Na pasku akcji w miejscu napisu “Dane z apteki“ pojawi się napis „Dane z Sertum„:

Oznacza to, że w tym momencie dane pobierane są z serwera Sertum.

7. Odświeżanie danych przy optymalizacji –  zaznaczenie tej funkcji powoduje odświeżenie danych o stanach magazynowych oraz sprzedaży podczas optymalizacji, jeśli minął wskazany okres czasu – np. 10 min., maksymalny możliwy czas do ustawienia to 100 min.

8. Uwzględniaj promocje – ta opcja pozwala zadecydować o tym czy i jakiego rodzaju promocje z pośród aktualnie dostępnych mają być uwzględniane w procesie optymalizacji zamówienia.

9. Po zaznaczeniu pola Wspomagaj powiązań słownikiem centralnym SERTUM program wykorzystuje swoje słowniki centralne, aby jeszcze lepiej proponować powiązania towarów.

10. Wspomagaj tworzenie powiązań zaawansowanym algorytmem po nazwach – funkcja pozwala na wyszukiwanie powiązań towarów analizując i porównując nazwy kartotek leków u różnych dostawców. Istnieje możliwość wybrania jednej z opcji: Zawsze pytaj – program za każdym razem podczas optymalizacji zamówienia zapyta czy funkcja ma zostać uruchomiona; Tak – funkcja będzie zawsze uruchamiana podczas optymalizacji lub Nie – funkcja jest wyłączona.

11. Pobieraj powiązania z bazy apteki – system może pobierać powiązania z systemu aptecznego (obecnie: EuroSoft, Malicki).

12. Algorytm rozkładu leków z CU pomiędzy hurtowniami bez zdefiniowanej „wartości min. CU” – to funkcja, która daje możliwość rozkładu leków z ceną urzędową pomiędzy hurtownie według wskazanego sposobu. W tym celu został stworzony specjalny algorytm, który generuje rozkład leków z CU pomiędzy hurtowniami wybranymi w optymalizacji, dla których nie zdefiniowano minimalnej wartości CU. (Minimalną wartość CU można wskazać w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Konfiguracja hurtowni -> kolumna Min. wart. CU [%]).) Należy wybrać jedną z trzech opcji:

• Proporcjonalnie do zamówień OTC – leki z CU zostaną rozdzielone do hurtowni w takiej samej proporcji (%), jaką stanowią wartości zamówień pozostałych leków (bez CU) do poszczególnych hurtowni z całości zamówienia;

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł. Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do hurtowni A – 50% wartości zamawianych leków z CU (250 zł), do hurtowni B – 30% wartości zamawianych leków z CU (150 zł), do hurtowni C – 20% wartości zamawianych leków z CU (100 zł).

• Równomiernie – do każdej hurtowni wybranej do optymalizacji, która nie posiada wskazanego parametru „Min. wart. CU [%]” zostanie wysłanych tyle samo leków z CU (taka sama wartość w zł) . Funkcja ta będzie miała zastosowanie tylko do hurtowni, dla których nie wskazano min. wartości CU w konfiguracji.

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Dla żadnej z hurtowni nie wskazano minimalnej wartości CU [%].  Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł.  Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do każdej hurtowni A, B i C po 33,33% wartości zamawianych leków z CU (po 166, 67 zł).

UWAGA! Wartość przesunięć MM nie jest brana pod uwagę.

13. Wyślij osobno leki z OTC i RX – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że leki z ceną urzędową i leki bez ceny urzędowej będą wysyłane do hurtowni, jako osobne zamówienia. W buforze optymalizacji zamówienia, po użyciu operacji  leki z CU zostaną rozdzielone do osobnego zamówienia, co będzie widoczne w oknie przy wysyłce zamówienia.

14. Domyślna ilość dni zatowarowania w Kreatorze proponowania zamówienia – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w Kreatorze zamówień zostanie ustawiona wskazania ilości dni zatowarowania. Jeżeli nie zmienimy ustawień w konfiguracji, ilość dni zatowarowania w kreatorze, będzie ustawiona domyślnie na 1 dzień, tak jak do tej pory.

15. W dziale Pobieranie faktur możemy zaznaczyć jak często ma się odbywać pobieranie nowych faktur, ustawić powiadamianie dymkiem o nowych fakturach oraz zapisywanie faktur na serwerze SERTUM. Po zaznaczeniu tej ostatniej opcji, pobrane faktury dostępne będą w module Załączniki w widoku Załączniki dla mnie.