Przed przystąpieniem do pracy z buforem zamówień należy skonfigurować parametry optymalizacji. Aby wejść w konfigurację, należy wybrać menu System -> Konfiguracja, a następnie przejść do widoku Optymalizacja.

Zaznaczenie pola Zastosuj tolerancję ceny i zdefiniowanie zakresu tolerancji sprawia, że ceny towarów mieszczące się w zakresie będą uznawane przez program za równe. Wówczas o wyborze dostawcy zadecyduje priorytet hurtowni.

Przykład: Tolerancja ceny jest ustawiona na 0,05zł, towar w hurtowni A (o priorytecie 1) kosztuje 5,25zł, a w hurtowni B (o priorytecie 2) ten sam towar kosztuje 5,23zł, wybrana zostanie hurtownia A.

Pole Ostrzegaj o znacznej różnicy cen w hurtowniach pozwala na wyróżnienie towarów znacznie wybiegających ceną od innych podczas pracy w buforze zamówienia. Jeżeli ceny będą się różniły o wyznaczony przez nas przedział procentowy, zostanie to zaznaczone wykrzyknikiem przy tej pozycji.

Zaznaczenie pola Ukrywaj moje rabaty handlowe w hurtowni powoduje wyświetlenie znaku „?” w kolumnie Rabat w dolnym panelu.

Optymalizuj w oparciu o dane zgromadzone w Sertum (Wymagany moduł RaportNet) – możliwość ręcznego konfigurowania tej opcji została wyłączona, obecnie włącza się ona automatycznie, gdy brak dostępu do lokalnej bazy danych apteki. Funkcja ta pozwala na optymalizowanie i wysyłanie zamówień do hurtowni z domu (tj. przebywając poza apteką). Możliwe jest to dzięki eksportowaniu zamówienia na serwer, wskutek czego nie zachodzi konieczności dostępu do programu aptecznego podczas jego wysyłki. Aby korzystać z tej funkcjonalności, wymagane jest posiadanie przez aptekę dostępu do modułu RaportNet.

W sytuacji włączenia tej funkcji, przy otwarciu Bufora zamówienia wyświetli się następujący komunikat:

Na pasku akcji w miejscu napisu “Dane z apteki“ pojawi się napis „Dane z Sertum„:

Oznacza to, że w tym momencie dane pobierane są z serwera Sertum.

Wczytuj dodatkowe dane z bazy apteki – ta opcja pozwala z bazy apteki wczytać dane o  sprzedaży towarów w zadanym przedziale czasowym, marży i stanach magazynowych towarów znajdujących się w buforze. Informacje te pojawią się w odpowiednich kolumnach w module Bufor zamówienia.

Wczytuj dane z bazy apteki do statystyk – maksymalna sprzedaż dzienna, średnia sprzedaż dzienna, liczba transakcji we wskazanym okresie (domyślnie 30 dni).

Autoodświeżanie danych z apteki –  zaznaczenie tej funkcji powoduje odświeżenie danych o stanach magazynowych oraz sprzedaży podczas optymalizacji, jeśli minął wskazany okres czasu – np. 10 min.

Po zaznaczeniu pola Wspomagaj powiązania słownikiem centralnym SERTUM program wykorzystuje swoje słowniki centralne, aby jeszcze lepiej proponować powiązania towarów.

Uwzględnianie promocji – ta opcja pozwala zadecydować o tym czy i jakiego rodzaju promocje z pośród aktualnie dostępnych mają być uwzględniane w procesie optymalizacji zamówienia.

Wspomagaj tworzenie powiązań zaawansowanym algorytmem po nazwach – funkcja pozwala na wyszukiwanie powiązań towarów analizując i porównując nazwy kartotek leków u różnych dostawców. Istnieje możliwość wybrania jednej z opcji: Zawsze pytaj – program za każdym razem podczas optymalizacji zamówienia zapyta czy funkcja ma zostać uruchomiona; Tak – funkcja będzie zawsze uruchamiana podczas optymalizacji lub Nie – funkcja jest wyłączona.

Pobieraj powiązania z bazy apteki – system może pobierać powiązania z systemu aptecznego (obecnie: EuroSoft, Malicki).

Użyj starych numerów BLOZ – zaznaczenie tego parametru spowoduje ułatwienie w powiązaniu towarów z katalogiem hurtowni aptekom korzystającym z katalogów hurtowni, które zawierają stare numery BLOZ.

Algorytm rozkładu leków z CU pomiędzy hurtowniami bez zdefiniowanej „wartości min. CU” – to funkcja, która daje możliwość rozkładu leków z ceną urzędową pomiędzy hurtownie według wskazanego sposobu. W tym celu został stworzony specjalny algorytm, który generuje rozkład leków z CU pomiędzy hurtowniami wybranymi w optymalizacji, dla których nie zdefiniowano minimalnej wartości CU. (Minimalną wartość CU można wskazać w Konfiguracji użytkownika (System -> Konfiguracja -> widok Konfiguracja hurtowni -> kolumna Min. wart. CU [%]).) Należy wybrać jedną z trzech opcji:

• Proporcjonalnie do zamówień OTC – leki z CU zostaną rozdzielone do hurtowni w takiej samej proporcji (%), jaką stanowią wartości zamówień pozostałych leków (bez CU) do poszczególnych hurtowni z całości zamówienia;

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł. Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do hurtowni A – 50% wartości zamawianych leków z CU (250 zł), do hurtowni B – 30% wartości zamawianych leków z CU (150 zł), do hurtowni C – 20% wartości zamawianych leków z CU (100 zł).

• Równomiernie – do każdej hurtowni wybranej do optymalizacji, która nie posiada wskazanego parametru „Min. wart. CU [%]” zostanie wysłanych tyle samo leków z CU (taka sama wartość w zł) . Funkcja ta będzie miała zastosowanie tylko do hurtowni, dla których nie wskazano min. wartości CU w konfiguracji.

Przykład: Wartość całości zamówienia leków bez CU wynosi  1000 zł, w tym zamówienie do hurtowni A – 500 zł, do hurtowni B – 300 zł, do hurtowni C – 200 zł. Dla żadnej z hurtowni nie wskazano minimalnej wartości CU [%].  Wartość zamawianych leków z CU wynosi 500 zł.  Leki z CU zostaną rozłożone do hurtowni w następujący sposób: do każdej hurtowni A, B i C po 33,33% wartości zamawianych leków z CU (po 166, 67 zł).

UWAGA! Wartość przesunięć MM nie jest brana pod uwagę.

Wyślij osobno leki z OTC i RX – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że leki z ceną urzędową i leki bez ceny urzędowej będą wysyłane do hurtowni, jako osobne zamówienia. W buforze optymalizacji zamówienia, po użyciu operacji  leki z CU zostaną rozdzielone do osobnego zamówienia, co będzie widoczne w oknie przy wysyłce zamówienia.

Domyślna ilość dni zatowarowania w Kreatorze proponowania zamówienia – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w Kreatorze zamówień zostanie ustawiona wskazania ilości dni zatowarowania. Jeżeli nie zmienimy ustawień w konfiguracji, ilość dni zatowarowania w kreatorze, będzie ustawiona domyślnie na 1 dzień, tak jak do tej pory.

W dziale Pobieranie faktur możemy zaznaczyć jak często ma się odbywać pobieranie nowych faktur, ustawić powiadamianie dymkiem o nowych fakturach oraz zapisywanie faktur na serwerze SERTUM. Po zaznaczeniu tej ostatniej opcji, pobrane faktury dostępne będą w module Załączniki w widoku Załączniki dla mnie.

Transfer dokumentów przez Internet – folderem docelowym jest miejsce, gdzie SERTUM zapisuje faktury oraz pobrane oferty indywidualne.