Aplikacja SERTUM posiada nową funkcjonalność pozwalającą na sprawdzenie poprawności plików z ofertami indywidualnymi przesyłanymi przez hurtownie. Możliwość przeprowadzenia testu konfiguracji konta apteki na serwerze hurtowni pozwoli uniknąć problemów z nieaktualną ofertą, mogącą stanowić przyczynę pojawiających się niewłaściwych cen leków czy ich braków.

Jeśli zauważysz powyższy problem, możesz SAM sprawdzić czy zamawiasz w oparciu o aktualną wersję oferty. Jak to zrobić?

1. W zakładce „System” (pasek narzędzi w oknie aplikacji SERTUM) –> „Konfiguracja” –> z bocznego menu „Widok” wybieramy zakładkę „Konfiguracja hurtowni”.

2. W oknie głównym wybieramy z listy hurtowni nazwę interesującego nas dostawcy. Możemy zrobić to na dwa sposoby: klikając dwukrotnie komórkę z nazwą, bądź podświetlając na niebiesko interesującą nas pozycję oraz klikając „edytuj” na pasku akcji.

3. W otwartym oknie „Konfiguracja hurtowni” wybieramy ustawienia „oferty indywidualnej” (znajdującej się w lewej części okna). Do tej pory pola czysto informacyjne, zostały wzbogacone o nową funkcjonalność „Diagnostyka”.

4. Klikamy przycisk „Diagnostyka”. Wyświetla się kolejne okno, w którym po lewej stronie pojawia się zestawienie plików umieszczonych na serwerze, po prawej zaś automatycznie wczytują się (dobrze wam znane z innych modułów SERTUM) komunikaty dotyczące procesu sprawdzania poprawności pliku, który jest domyślenie wybrany.

Możemy spotkać się z 2 rodzajami sytuacji:

a) gdy w polu „Plik” (patrz. rys. powyżej) wpisana jest nazwa pliku, np. OF12345.KTO.  W tym przypadku aplikacja diagnozuje sprecyzowany plik jako domyślny;

b) gdy  pole „Plik” jest puste – aplikacja przegląda wszystkie pliki dostępne na serwerze i sugeruje najlepsze rozwiązanie, które wyróżnione zostaje na liście w lewej części okna ptaszkami w kolumnie „W”.  Wybrany plik, bądź pliki można poddać weryfikacji klikając na przycisk „Weryfikuj zaznaczone pliki” lub samodzielnie wskazać pozycje, które mają zostać objęte testowaniem.

Przy samodzielnym wyborze plików do diagnozy, należy zwrócić uwagę na nazwy plików wyświetlanych na liście po lewej stronie okna.

– Jeśli nazwa pliku zaczyna się od FV…. jest to pozycja zawierająca w treści fakturę naszego zamówienia (choć nie jest to regułą – niektóre hurtownie nadają tym dokumentom własne nazwy).

– Interesująca nas oferta (zazwyczaj) opatrzona jest prefiksem OF…. oraz zakończona formatami .KT0, .XML, .OFE świadczącymi o jej tekstowej zawartości.

– Ze względu na dużą pojemność plików z ofertami, spotykamy się również z formatem .ZIP (oznaczającym, iż w jego wnętrzu spakowane są pliki tekstowe). Poddając plik weryfikacji, właściwie diagnozujemy jego zawartość.

5. Kolejnym krokiem (po wyborze pliku i jego weryfikacji przez aplikację) jest analiza wyników testu.

Jak interpretować wyniki diagnozy?

Pliki umieszczone na serwerze sortowane są według daty, a więc na górze listy pojawiają się najświeższe oferty i faktury (data wpływu na serwer widoczna jest po jego prawej stronie). Istotną dla nas informacją jest graficznie przedstawiony zielony ptaszek , dla poprawnego pliku oraz czerwony „x”,   przy wersji błędnej.

Zobrazowana poniżej sytuacja przedstawia poprawnie wczytane 2 plik oferty hurtowni zawierającej aktualne ceny.

Jeśli jednak na liście, przy zaznaczonym w kolumnie „W” pliku, pojawią się czerwony „x”, możemy samodzielnie zrezygnować z wczytywania danych na jego podstawie, wybierając inny plik, zdiagnozowany jako poprawny i najbardziej aktualny (czyli opatrzony zielonym „ptaszkiem”, znajdujący się w pierwszych pozycjach listy). Zaznaczamy właściwy plik, klikając kwadrat w kolumnie „W” przy jego nazwie, a następnie przycisk „Wybierz” znajdujący się w prawym dolnym rogu okna.

Nieskomplikowana procedura diagnozowania problemu oraz możliwość samodzielnego wyboru poprawnej wersji oferty, pozwala zaoszczędzić  cenny czas, który do tej pory poświęcaliście na wyjaśnianie z hurtowniami różnic cenowych pojawiających się podczas zamówień.

Jeśli jednak podczas procesu testowania oferty napotkacie jakieś trudności, bądź pojawią się pewne wątpliwości – z przyjemnością odpowiemy na Wasze pytania.