Czy zdarzyło się, że w paczce z hurtowni znalazłeś inne towary niż zamówiłeś? Na Twoich fakturach widnieją pozycje, których fizycznie nie otrzymałeś?     Sprawdź czy masz właściwie powiązane towary z hurtowniami i magazynami!

Gdzie sprawdzić powiązania leków (towarów) pisaliśmy już na naszym blogu, jednak z racji licznych zapytań jakie do nas kierujecie, przypominamy jak sprawdzić powiązania między kartotekami apteki i hurtowni.

Zatem, jeśli otrzymaliśmy towar niezgodny z zamówieniem musimy sprawdzić powiązania towaru. Wszystkie powiązania jakie tworzysz podczas optymalizacji zamówienia znajdują się w menu System–>konfiguracja–>Widok: Powiązania kartotek. Po wczytaniu danych w module (F5 lub “Pobierz” ) wyszukujemy błędną kartotekę (najlepiej szukać po korzystając z szybkiego filtra w kolumnie „2. Nazwa towaru w hurtowni”) i sprawdzamy czy produkty są prawidłowo powiązane. Błędne powiązania możemy zmienić klikając dwa razy na błędnej pozycji.

W przypadku poprawnego powiązania należy skontaktować się z hurtownią (mógł wystąpić błąd podczas realizacji zamówienia, pakowania lub transportu).

Aby uniknąć problemu w przyszłości, wystarczy, że nieco uwagi podczas składania zamówienia w buforze, bądź wykorzystasz chwilę wolnego czasu i uporządkujesz listę katalogów, z których najczęściej korzystasz.

Od czego zacząć?

W buforze zamówień zwracamy uwagę na kolorowe “flagi”. To właśnie one wskazują stan powiązań towarów, które zamierzamy zamówić w hurtowni. (Poniżej przypominamy jak je interpretować, tylko cała biała flaga to jednoznaczne powiązanie).

Należy definitywnie wystrzegać się  flag zawierających żółty kolor! Żółty kolor oznacza że, nie możemy mieć pewności co zostanie zamówione. Aby uniknąć ryzyka należy zdecydować czy proponowane przez Sertum powiązania są prawidłowe. Na każdej pozycji oznaczonej kolorem żółtym: 

1. Klikamy dwukrotnie na pozycji oznaczonej flagą i pojawia nam się okno edycji powiązań. Postępujemy według zaleceń (na rysunku poniżej czerwona ścieżka “A”), czyli przeglądamy zasugerowane pozycje, a następnie zatwierdzamy w jeden z możliwych sposobów:

– dwukrotne kliknięcie na jasnozielonym “haczyku”,

– kliknięcie na pasku akcji przycisk “Skojarz” lub [F4],- operacja “potwierdź sugestie” zawarta w panelu bocznym po prawej stronie okna (UWAGA! Opcja zostanie zastosowana wobec wszystkich wskazanych propozycji dla każdej z hurtowni).

2. W przypadku gdy propozycje Sertum są błędne należy je usunąć (przycisk Usuń powiązania [F8]), następnie możemy samodzielnie dodać prawidłowe powiązania z towarami określonej hurtowni, klikając na pasku akcji Dodaj [F2] bądź wybrać z panelu bocznego operację “Szukaj po nazwie”. Możemy spotkać się z sytuacją, w której nie uda nam się znaleźć prawidłowej kartoteki w hurtowni (np. hurtownia nie posiada towaru w asortymencie). W sytuacji braku odpowiedniej kartoteki możemy nic nie wybierać (taka pozycja zostanie oznaczona kolorem czerownym) bądź, możemy skorzystać z operacji Brak tymczasowy dostępnej w menu bocznym. Więcej na temat braków tymczasowych znajdziecie na naszym blogu: Jak stworzyć brak tymczasowy

Program, w zależności od zastosowanych kryteriów, informuje nas o stopniu trafności propozycji (na rysunku powyżej niebieska ścieżka ”B”). Przy samodzielnym wyborze towaru (poprzez funkcję “dodaj”) otrzymujemy maksymalny “Rank” 1000 (Rank to trafność powiązania, im więcej tym lepiej).

Niezmiernie ważne jest aby przed wysyłką zamówienia upewnić się, iż żadna pozycja w buforze nie jest oznaczona kolorem żółtym, dzięki temu będziemy mieli pewność, że zamówienie zostanie prawidłowo złożone. Jeżeli uda nam się rozwiązać wszystkie problemy (także flagi zawierające kolor czerwony) to będzie najlepiej zoptymalizowane.

Sertum zapamiętuje nasze wybory dzięki czemu wiązanie każdego towaru wystarczy wykonać tylko raz.

Porządkowanie powiązań nie jest trudne a w perspektywie przyszłych zamówień i przesunięć może zaoszczędzić mnóstwo czasu, który byłby zmarnowany na wyjaśnienia i korekty faktur.

Oczywiście w razie trudności lub pytań dotyczących powyższego tematu służymy pomocą.