Jak program Sertum Apteka Malickiego będzie wysyłać raporty z komunikatami obrotów i stanów?
Raporty będą tworzone na bieżąco podczas każdej operacji zmieniającej stan magazynowy produktów podlegających raportowaniu. RaportNet zaraz po porannym uruchomieniu komputera rozpocznie próbę wysłania raportu z komunikatami obrotów i stanów za ostatni dzień roboczy. Jeśli komputer z RaportNet’em nie jest wyłączany na noc, RaportNet już po północy (około godz. 2:00) będzie próbował wysłać raport za poprzedni dzień, o ile Apteka była wówczas czynna. Zarówno generowanie komunikatów obrotów i stanów, jak i ich wysyłka będzie odbywać się bez jakiejkolwiek ingerencji operatorskiej. W aplikacji Sertum z loginem posiadającym uprawnienie ZSMOPL będzie możliwość zarówno zapoznania się ze statusem każdej wysyłki, jak i wprowadzenie ewentualnych poprawek do wysłanego już raportu i wysłanie jego korekty.
Jak funkcja Przygotowanie Apteki do ZSMOPL wybiera produkty lecznicze podlegające raportowaniu?
Funkcja Przygotowanie Apteki do ZSMOPL działa w oparciu o dane zapisane w polach:
- odpowiednik w BAZYLu,
- charakter leku,
- stawka VAT,
- grupa odpłatnościowa.
Jako podlegające raportowaniu oznaczane są te kartoteki, których:
- odpowiednik w BAZYLu posiada oznaczenie „produkt leczniczy w rozumieniu ustawy art. 2 pkt 32 Prawo farmaceutyczne”
- lub charakter leku wskazuje na import docelowy
- lub grupy odpłatnościowe wskazują na przynależność do listy produktów podlegających refundacji.
Z tak wybranych kartotek asortymentowych są wykluczane te, których:
- stawka VAT jest inna, niż 8%
- lub charakter leku ewidentnie nie jest związany z leczniczym działaniem produktu, np. artykuły drogeryjne, dziecięce, dietetyki, kosmetyki, parafarmaceutyki, suplementy diety, środki pomocnicze, zioła, surowce i opakowania recepturowe itp.
- lub kod EAN/GTIN w karcie asortymentowej jest niewypełniony.
Korekty błednie wypełnionych parametrów decydujących o raportowaniu ZSMOPL powinny być wprowadzane niezwłocznie, jeszcze przed wygenerowaniem bilansu otwarcia. Program udostępnia narzędzia wspomagające ten proces, które zostały opisane w wersji z dnia 2019.03.31.
Jak wygenerować bilans otwarcia?
Udostępnienie wersji programu umożliwiającej wygenerowanie i wysłanie bilansu otwarcia zostało przez nas odłożone o kilka dni w celu umożliwienia użytkownikom usunięcia nieprawidłowości w kartach asortymentowych, które mogą wpłynąć na niepoprawny zakres produktów oznaczonych jako podlegające raportowaniu. W przeciwnym razie mogłyby powstać nawarstwiające się błędy w danych raportowanych do ZSMOPL bardzo trudne do późniejszego skorygowania.
Analogiczne trudne do skorygowania błędy mogą powstać w sposób naturalny przy okazji wejścia w życie kolejnego Obwieszczenia Ministra Zdrowia, które może usunąć z listy produktów podlegających refundacji jeden z wyrobów medycznych, który do poprzedniego dnia podlegał raportowaniu ZSMOPL. Nie wiemy, jaki komunikat należy wówczas wysłać na zakończenie raportowania – różnicę inwentaryzacyjną na fikcyjne zmniejszenie stanu do zera? A jeśli po roku Minister Zdrowia na powrót wprowadzi ten wyrób medyczny na listę produktów podlegających refundacji – jak rozpocząć raportowanie po rocznej przerwie? Powtórnego bilansu otwarcia już nie można wysłać po 1 kwietnia!
Bezpośrednio po instalacji i uruchomieniu wersji programu z odblokowaną już możliwością wygenerowania bilansu otwarcia, program wyświetli komunikat:
aby wcześniej wprowadzone korekty kartotek asortymentowych na pewno zostały zaimplementowane w zawartości kolumny ZSMOPL w Asortymencie.
Po ostatecznym wykonaniu Przygotowania Apteki do ZSMOPL, przy każdym wejściu do funkcji Rozchody, Przychody lub Stany, program będzie przypominał użytkownikowi o konieczności wykonania bilansu otwarcia następującym komunikatem:
Od momentu wygenerowania bilansu otwarcia, każda operacja zmieniająca stan produktów podlegających raportowaniu będzie skutkować dodaniem do dzisiejszego raportu odpowiedniego komunikatu obrotów i stanów. Raport ten zostanie wysłany albo zaraz po północy, albo po uruchomieniu komputera z zainstalowanym RaportNet’em w kolejny dzień roboczy.
Czy musimy uzupełniać brakujące oznaczenia serii w Stanach przy produktach podlegających raportowaniu?
Przy obecnych ustawieniach, program będzie wysyłał do ZSMOPL komunikaty obrotów i stanów dotyczące wyłącznie tych partii produktów podlegających raportowaniu, które mają wprowadzone oznaczenie serii.
Dla przykładu – produkt leczniczy jest w stanach Apteki w trzech partiach. Dwie z nich mają wprowadzone oznaczenia serii, a trzecia nie ma. ZSMOPL otrzyma bilans otwarcia i komunikaty obrotów i stanów dotyczące wyłącznie dwóch partii z seriami. O trzeciej, tej bez oznaczenia serii, nie będzie miał pojęcia. Nie dowie się ani o żadnej sprzedaży, ani o korekcie stanu – aż do momentu wydania pacjentom ostatniego opakowania z tej partii. Nie dowiedział się także o zakupie tej partii od hurtowni. W danych raportowanych do ZSMOPL nie będzie żadnej niespójności, ale również nie będzie oddany stan faktyczny.
Decyzja, czy trzeba uzupełniać brakujące oznaczenia serii leży po stronie Apteki. Natomiast w programie Sertum Apteka Malickiego czynność ta powinna zostać wykonana przed wygenerowaniem bilansu otwarcia, w przeciwnym bowiem przypadku powstanie problem nagłego pojawienia się w obrocie produktu, którego nie było w bilansie otwarcia.
Wprawdzie Minister Zdrowia opublikował komunikat wprowadzający do końca kwietnia okres przejściowy dający Aptekarzom czas na uzupełnienie oznaczeń serii, ale nie dajmy się na niego nabrać! Po zakończeniu okresu przejściowego komunikaty bez numerów serii będą odrzucane i problem powróci.
Jeśli właściciel Apteki podziela pogląd, iż konieczność natychmiastowego rozpoczęcia uzupełniania brakujących oznaczeń serii (przez okres przejściowy określony we wspomnianym komunikacie) jest bardziej uciążliwa, niż konieczność przez pewien bliżej nieokreślony okres przejściowy (określony popytem na zalegające w Aptece partie produktów bez oznaczenia serii) trwania systemu ZSMOPL w nieświadomości co do istnienia tych partii, to odpowiedź na pytanie jest oczywista. W przeciwnym przypadku należy niezwłocznie oddelegować pracownika do wertowania faktur zakupowych lub wybiórczego, lecz szczegółowego remanentu Apteki.
Blog platformy Sertum 
1 kwietnia 2019 o 14:46
Może warto udostępnić wersję która zweryfikuje czy wszystkie produkty podlegające raportowaniu ZSMOPL posiadają odpowiedni zakres danych w kartotekach stanowych ? Tak żeby sprawnie i szybko móc dokonać odpowiedniej korekty ?
1 kwietnia 2019 o 14:52
Podczas funkcji „Przygotowanie Apteki do ZSMOPL” podświetlane są także wszystkie partie leków w STANACH, podlegające raportowaniu ZSMOPL.
Rzeczywiście przydatna byłaby możliwość podświetlenia tylko tych z nich, które nie mają wypełnionego oznaczenia serii. Postaram się jak najszybciej, ale natłok pracy może to nieco opóźnić.
2 kwietnia 2019 o 09:50
5266 pozycji zostało podświetlonych , jest co sprawdzać 😉 Czemu nie ma wersji umożliwiające wysłanie raportu otwarcia już dziś ? Jak będą błędy to powinno dać się je skorygować kolejnymi raportami ?
2 kwietnia 2019 o 12:31
Po wysłaniu bilansu otwarcia automatycznie rozpocznie się raportowanie wszystkich transakcji wpływających na stan leków podlegających raportowaniu. Równolegle Apteka może sprawdzać i korygować parametry w karcie asortymentowej. Korekta po kilku dniach skutkująca oznaczeniem karty jako podlegającej raportowaniu powinna skutkować koniecznością wysłania korekt zarówno bilansu otwarcia, jak i wszystkich raportów za dni, w których miały miejsce transakcje związane ze skorygowanym produktem.
Aby temu zapobiec, dajemy Aptekom kilka dni na uporządkowanie asortymentu. Równolegle konsultujemy się z CSIOZ, co powinien zaraportować program apteczny, jeśli np. za dwa lata jakiś produkt dotychczas niepodlegający raportowaniu nagle zacznie podlegać. Drugiego bilansu otwarcia już nie można wysłać. Czy więc trzeba będzie korygować każdy dzień z tych dwóch lat? Czy jest dopuszczalne raportowanie sprzedaży produktu, którego zakup nie został zaraportowany?
2 kwietnia 2019 o 12:37
A co będzie w przypadku kiedy apteka pierwszy raz wprowadzi na stan lek w nowej dawce , nowym opakowaniu , z nowym EAN ? Jaka będzie wtedy ciągłość raportowania ? Przecież dopisanie nowego leku do asortymentu lub zmiana EAN się zdarzają i to dosyć często ? Wtedy lek pojawia się w raporcie mimo , że nie było go wcześniej w raporcie otwarcia ?
2 kwietnia 2019 o 13:32
Jeśli nowy lek zostaje dopuszczony do obrotu, to w Aptece najpierw pojawia się jego zakup, a dopiero potem sprzedaże. Ze zmianą EANa na karcie asortymentowej jest niestety gorzej.
2 kwietnia 2019 o 13:44
No to robi się ciekawie bo na dziś to refundowany jest EAN a nie lek o konkretnym składzie ? 😉
2 kwietnia 2019 o 16:53
tak jest od 2012 r.
3 kwietnia 2019 o 07:45
Pytanie co do wykluczeń z ZSMOPL Dlaczego zioła? To raz a dwa czy raportowaniu nie podlegają wszystkie preparaty co do których wg informacji zawartych w BAZYL-u nie jest prawdziwe że są produktami leczniczymi w rozumieniu art 2 p 32 PF?
3 kwietnia 2019 o 08:10
1. Pojawił się komunikat,że raportowanie leków ziołowych jest fakultatywne, więc AM ich nie raportuje.
2. Tak, ale z tego program wyklucza trzy opisane wyżej grupy.
3 kwietnia 2019 o 08:28
taa niewiedza kosztuje 😛 właśnie mnie kosztowała 2 godziny poprawiania preparatów ziołowych na leki gotowe 😛 z tym że to fakultatywnie jest jak na razie do końca roku 🙂
3 kwietnia 2019 o 08:35
Jak na razie nie ma sposobu rozpoczęcia raportowania ziół od początku przyszłego roku. Bo niby jak? Czy mamy 2 stycznia zaraportować sprzedaż leku ziołowego, którego zeszłoroczny zakup nie został zaraportowany? A powtórnego bilansu otwarcia przecież nie można wysłać!
Napisałem w tej sprawie zapytanie do CSIOZ i zamiast odpowiedzi otrzymuję informację, że moje pytanie zostało przekazane do działu bardziej kompetentnego. Pod koniec miesiąca zapewne trafi do Ministra Zdrowia…
😉
A później… wróci do mnie?
3 kwietnia 2019 o 08:25
wykluczenie ziół następuje po kodzie EAN czy charakteru leku?
co z lekami, które nie mają kodu EAN. np. pregabalin acord kaps.0,075 x 56 kaps ?
3 kwietnia 2019 o 08:29
Wykluczenie ziół następuje po charakterze leku.
Leki bez EANa nie są raportowane – raport zostałby przyjęty z błędem.
Z pregabalinów raportowany będzie wyłącznie PREGABALIN ACCORD KAPS. 0,075 G 14 KAPS. Żaden z pozostałych nie posiada EANu.
3 kwietnia 2019 o 09:00
Jak szybko skopiować kody ean z bazyla do kodów ean w asortymencie ?
3 kwietnia 2019 o 09:01
Asortyment -> Modyfikacje -> Przygotowanie Apteki do ZSMOPL
3 kwietnia 2019 o 09:21
w masie produktów bez kodu ean są preparaty które nie są wydawane od lat. jest tego tak dużo, że nie sprawdzenie wszystkich jest bez sensu. ale w tej masie mogą być leki, które jeszcze są na rynku ale nie było na nie zapotrzebowania.
teraz pytanie, czy program będzie informował podczas wprowadzania faktur, że dany preparat nie posiada kodu ean ?
a powinien być raportowany. robił by to na podstawie kodów ean zawartych na fakturze.
3 kwietnia 2019 o 09:45
Według mnie jedyną logiczną rzeczą jaka powinna być raportowana to tylko te leki które apteka aktualnie posiada na stanie w momencie generowania raportu otwarcia ? Później każdy nowy lek jaki pojawi się w aptece powinien być jedynie dołączany do zbioru podlegającego monitoringowi ? Bez sensu jest raport otwarcia zawierający nazwy leków których apteka aktualnie posiada ? Raportowanie stanu zerowego leku który apteka kiedyś kupiła np. 600 dni temu jest pozbawione sensu ? Jeśli leku nie ma w aptece i zbiorze jaki został wysłany w momencie generowania raportu otwarcia to go po prostu w niej nie ma ? 😉 Raportowanie stanu zerowego Berodual krople powinno być automatyczne w momencie otrzymania odpowiedzi z hurtu odmawiającego zaopatrzenia apteki w ten lek ? I tak powinno się dziać w każdym innym przypadku ?
Jeśli lek znika ze stanów apteki i to automatycznie powinno kończyć się monitorowanie jego stanu ? Ewentualnie powinien zostawać rekord z zapisem ostatniego niezerowego stanu ?
3 kwietnia 2019 o 09:32
To widać podczas wprowadzania lub aktualizacji faktury – w polu „EAN dla leku (ASORT)”
Wprowadzenie (lub zeskanowanie) kodu do tego pola uzupełnia EAN w asortymencie.
3 kwietnia 2019 o 09:34
Już teraz działa funkcjonalność automatycznego uzupełniania EANów w asortymencie, jeśli hurtownia umieściła je w fakturze elektronicznej.
6 kwietnia 2019 o 10:13
Dzień dobry. Wczoraj wykonałam funkcję PRZYGOTOWANIE APTEKI do ZSMOPL, podświetliły mi się 6491 pozycji, a od dzisiaj wysyłają mi się DRR-ki z błędami. Czy to się ze sobą wiąże? Apteka Aronia