Aby zamawiać preparaty z grupy zakupowej, musimy być podpięci jako odbiorca takiej promocji, czyli być uczestnikiem grupy zakupowej.
W celu złożenia zamówienia musimy otworzyć moduł Promocje i zamówienia, dostępny w menu obrazkowym lub poprzez skrót CTRL+L.
Po otwarciu okna Promocje i zamówienia, powinniśmy znajdować się na widoku Promocje.

Aby pobrać dane, należy użyć przycisku .

Domyślnie SERTUM prezentuje tylko promocje bieżące, czyli takie, które mają status oraz są aktualne (okres obowiązywania już się rozpoczął, ale jeszcze nie zakończył). Aby zmienić parametry wyświetlania, należy skorzystać z przycisku , który pozwoli zdefiniować nowe kryteria, między innymi:

Aby zamówić preparaty z promocji, klikamy dwa razy na dowolnej pozycji z wybranej promocji lub korzystamy z przycisku , co spowoduje otwarcie nowego, pustego zamówienia.
Okno Podgląd promocji automatycznie otworzy się w widoku Pozycje.

W kolumnę Zamów, dla wybranej pozycji, wpisujemy ilość, którą chcemy zamówić, tak jak na powyższym obrazku. Podczas wprowadzania ilości do zamówienia w kolumnie Zamów, SERTUM automatycznie przelicza:

• uzyskany rabat dla zamawianej ilości (może się różnić w zależności od zdefiniowanych widełek rabatowych) w kolumnie Rabat,
• wartość każdej pozycji (kolumny Wart. netto i Wart. z rabatem) według aktualnego rabatu ceny bazowej (kolumna Cena),

Aby wysłać zamówienie należy wcisnąć przycisk . Następnie Sertum w pierwszej kolejności sprawdza zgodność zamówienia promocji z wymaganiami, jakie narzuca oferta (minimalna ilość pozycji, minimalna wartość, minimalna ilość sztuk, itd.), a następnie, jeżeli spełnia ono wszystkie wymagania, zostaje wysłane. Po wysłaniu zamówienia, SERTUM przenosi nas z powrotem do widoku dostępnych promocji w oknie Oferty i zamówienia.

Oprócz widoku pozycje, w oknie Podglądu promocji mamy:

1. Widok Nagłówek.

W nagłówku znajdują się podstawowe informacje dotyczące aktualnej promocji, min.: czas obowiązywania, rodzaj promocji, czas realizacji zamówienia, hurtownie realizującą, informacje o auto-realizacji oraz pole uwagi.

Jeżeli w polu Auto-realizacja jest zaznaczony ptaszek, oznacza to, że złożone zamówienie automatycznie zostanie wysłane do hurtowni, natomiast jeżeli pole jest puste, oznacza to, że autor promocji po zebraniu odpowiedniej liczby zamówień, sam przekaże zamówienie do realizacji.

Jeżeli promocja jest dostępna do zamówienia w kilku hurtowniach, to podczas tworzenia zamówienia możemy wybrać, w której z nich zamówienie ma być realizowane. W tym celu należy przejść do widoku Nagłówek i ustawić żądaną hurtownię, w polu Hurtownia realizująca.

2. Widok Złożone zamówienia

Widok zawiera wysłane zamówienia oraz status ich realizacji.

3. Operacja Wczytaj dane z serwera

Przy składaniu zamówień do ofert promocyjnych istnieje możliwość określenia liczby dni zatowarowania podczas wykonywania analizy sprzedaży. Służy do tego operacja dostępna na Panelu bocznym po prawej stronie okna w widoku Pozycje . Jej użycie pozwala na zaczytanie danych o stanach magazynowych i sprzedaży z wskazanego okresu czasu.

Po kliknięciu , otworzy się nowe okno Wybieranie okresu do analizy sprzedaży:

Domyślny okres analizy to miesiąc wstecz od dnia bieżącego, a domyślny okres zatowarowania to 30 dni. Po wprowadzeniu właściwych dat oraz ilości dni zatowarowania należy kliknąć przycisk OK.

Jeśli w ofercie promocyjnej znajdują się pozycje, które nie są powiązane z kartotekami aptecznymi to wyświetli się komunikat informujący o tym:

Aby powiązać towary należy kliknąć przycisk OK , wtedy pojawi się okno z następującym komunikatem:

Po kliknięciu przycisku TAK w tabeli pojawią się dwie nowe kolumny, uzupełnione danymi o sprzedaży i stanach magazynowych z zadanego okresu poszczególnych towarów znajdujących się w ofercie promocyjnej. Dodatkowo zostaną zaproponowane ilości do zamówienia (zostaną wypełnione pola w kolumnie Zamów). Po kliknięciu przycisku NIE od razu kolumny dotyczące sprzedaży i stanów magazynowych zostaną uzupełnione, lecz nie zostaną zaproponowane ilości do zamówienia.

4. Operacja Pokaż powiązania

Po podświetleniu na liście konkretnej pozycji i kliknięciu operacji , otworzy się okno Edycji powiązań towaru. W oknie widnieją powiązania między Kartoteką apteczną a kartoteką towaru z oferty hurtowni, na podstawie której stworzona została promocja. W tym miejscu można Dodać lub Usunąć obecne powiązania. W celu potwierdzenia zmiany, konieczne jest kliknięcie przycisku .

5. Operacja Pokaż zamówione

Kliknięcie operacji spowoduje zawężenie widoku jedynie do pozycji, dla których W kolumnie zamów została wpisana ilość. Dzięki temu łatwiej będzie przejrzeć listę sugerowanych do zamówienia pozycji.

5. Operacja Eksportuj do bufora

Po kliknięciu operacji , pozycje z wypełnioną kolumna Zamów, zostaną wyeksportowane do Bufora zamówień aplikacji Sertum, czynność ta zostanie potwierdzona następującym komunikatem:

Operacja ta zadziała tylko w przypadku aptek, które mają optymalizacje zamówień dziennych w Sertum.