W SERTUM został udostępniony moduł CRM, który umożliwia zarządzanie zadaniami i kalendarzem spraw. Stanowi on wygodne narzędzie w organizacji pracy oraz monitorowaniu jej postępów w czasie bieżącym, jak i archiwalnym.

Gdzie się znajduje moduł CRM?

Dostęp do niego znajduje się w menu obrazkowym u góry głównego okna programu:

Po kliknięciu ikony  otwiera się moduł CRM, który zawiera 5 widoków (dostęp do nich znajduje się na panelu bocznym):

– w widoku Zadania można dodawać i edytować zadania, dodatkowo istnieje możliwość przypisywania ich do konkretnych osób lub kontrahentów,

– w widoku Kalendarz można wpisywać wydarzenia, a następnie łączyć je z  wybranymi zadaniami,

– w widoku Kalendarz (scheduler) można zarządzać wydarzeniami i zadaniami w czasie, a także planować je w czasie przyszłym,

– w widoku Przypomnienia można zobaczyć i edytować przypomnienia ustawione do wybranych zadań,

– w widoku Moje kalendarze można tworzyć i edytować własne kalendarze.

Jak dodać nowy kalendarz?

Należy wejść w widok Moje kalendarze na panelu bocznym:

a następnie kliknąć ikonę:  znajdującą się na pasku akcji.

Otworzy się okno nowego kalendarza w widoku Nagłówek:

Tutaj kalendarzowi można nadać własną nazwę i kolor – np.:

Przechodząc do kolejnego widoku Udostępnienia należy zadecydować, komu kalendarz ma zostać udostępniony. Własne kalendarze można udostępniać kontrahentom lub osobom kontaktowym z definiowaniem uprawnień takich jak:

• Przeglądanie listy zadań i zdarzeń (kolumna L),
• Przeglądanie zadań i zdarzeń (kolumna P),
• Edycja zadań i zdarzeń (kolumna E),
• Dodawanie nowych zadań (kolumna D).

Żeby nadać uprawnienia należy kliknąć ikonę  znajdującą się na pasku akcji, a następnie wybrać z listy kontrahenta lub osobę kontaktową:

Dodany kontrahent (lub osoba kontaktowa) pojawi się w widoku Udostępnieni. Dla nadania uprawnienia należy zaznaczyć przy nim (przy niej) odpowiednie kolumny – np.

W następnym widoku Statusy zadań można skorzystać z systemowych statusów zadań, jak również dodać własne bądź je usunąć. W tym celu należy użyć ikon:  oraz  znajdujących się na pasku akcji. Można też wyłączyć aktywność wybranego statusu odznaczając pole w kolumnie A:

W ostatnich dwóch widokach można w podobny sposób edytować Kategorie zadań i Rodzaje zdarzeń.

Systemowe Kategorie zadań to: Biuro, Błędy, Handlowe, Pomysły i Reklamacja.

Natomiast systemowe Rodzaje zdarzeń to:  Korespondencja/email, Rozmowa (przychodząca), Rozmowa (wychodząca), Spotkanie.

Zarówno Kategoriom zadań, jak i Rodzajom zdarzeń można przypisać ikony używając operacji znajdujących się po prawej stronie okna w Panelu bocznym:

 i wybierając dowolny obraz z własnego komputera.

Systemowe Rodzaje zdarzeń mają już przypisane ikony: korespondencja: , rozmowa: , spotkanie: .

Po ustawieniu dowolnych właściwości kalendarza należy go zapisać klikając ikonę:  znajdującą się na pasku akcji.

Należy pamiętać, że kalendarz można udostępniać wielu osobom, natomiast konfiguracją kalendarza zajmuje się tylko jego właściciel!

Jak dodać nowe zadanie?

Do utworzonych już kalendarzy można dodać nowe zadania. W tym celu należy otworzyć widok Zadania w module CRM, a następnie kliknąć ikonę  znajdującą się na pasku akcji.

Otwiera się Okno edycji zadania, które zawiera następujące widoki:

W widoku Zadanie znajdują się następujące pola:

– Numer – numer zadania, który nadawany jest automatycznie;

– Priorytet – stopień ważności zadania, możliwe priorytety wybierane z listy to:

;

– Rozpoczęcie – data rozpoczęcia zadania, którą należy wybrać z kalendarza;

– Zakończenie – data zakończenia zadania, którą należy wybrać z kalendarza;

– Termin – data, na którą przewidziano wykonanie zadania (wybierana z kalendarza);

– Temat – ogólne określenie czego dotyczy zadanie, można tutaj wpisać dowolną treść, np. „Stworzenie raportu sprzedaży za miesiąc styczeń”;

– Kalendarz – należy tutaj określić do jakiego kalendarza zadanie ma zostać przypisane;

– Status – to pole określa stadium realizacji zdania, możliwe statusy to: Nowe, W trakcie, Wstrzymane, Przywrócone, Odłożone, Zamknięte, Anulowane;

– Przydzielony – w tym polu klikając ikonę  można wybrać z listy osobę, do której zadanie ma zostać przydzielone; aby wyczyścić wybór należy kliknąć ikonę ;

– Kategoria – w tym polu można wybrać kategorię do której zadanie zostanie przypisane, dostępne kategorie to: Biuro, Błędy, Handlowe, Pomysły, Reklamacja;

– Kontakty – klikając tutaj ikonę  można dodać z listy kontrahentów lub osoby kontaktowe, które są z danym zadaniem powiązane – maksymalna liczba podpinanych kontaktów to 10;

– Projekt – można tutaj powiązać zadanie z innym zadaniem, taka opcja jest przydatna np. wtedy kiedy realizujemy większy projekt, na który składają się mniejsze zadania;

– Postęp – określa procentowo w jakim stopniu zadanie zostało do tej pory wykonane;

– Szacowany czas wykonania – w tym polu można określić, ile czasu przypuszczalnie powinno zostać przeznaczone na wykonanie danego zadania,

– Data przypomnienia –  w tym polu można ustawić przypomnienie do zadania, będzie ono później widoczne w widoku Przypomnienia.

W pustym polu poniżej można wpisać własne notatki – np. dodatkową treść dotyczącą szczegółów zadania lub jego wykonania:

Klikając operację po prawej stronie  można porządkować wpisy w sposób chronologiczny – pojawi się wówczas bieżąca data, w której dokonujemy wpisu (w formacie ” @ RRRR-MM-DD:”).

Pola Temat i Status są obowiązkowe – jeżeli nie zostały wypełnione pojawia się przy nich ikona  (jeżeli zaraz po wypełnieniu któregoś z tych pól nadal widnieje przy nich ikona  , wówczas przed zapisaniem należy kliknąć w dowolnym polu – ikona powinna zniknąć). Pozostałe pola nie są obowiązkowe i mogą pozostać puste.

Czas i stopień wykonania zadania można dodatkowo ewidencjonować – służą do tego operacje znajdujące się po prawej stronie w panelu bocznym:

.

Po kliknięciu operacji Zakończ zadanie, pole Zakończenie zostanie automatycznie wypełnione bieżącą datą, pole Status zmieni się na „9.0 Zamknięte”, a pole Postęp zmieni się na 100,00%

W kolejnym widoku Okna edycji zadania – Kalendarz widoczne są zdarzenia związane z zadaniem. Zdarzenia te możemy dodawać w widoku Kalendarz w Oknie edycji zadania, w widoku Kalendarz modułu CRM (więcej o tym poniżej). Będą też one dodawane automatycznie w przypadku korzystania z operacji RCP-Start i RCP-Stop w widoku Nagłówek, w Oknie edycji zadania.

Przykładowo: 

Widok Kalendarz szczegółowy  przedstawia zdarzenia powiązane z zadaniem wraz z ich dodatkowymi opisami, które użytkownik zamieścił w Oknie edycji zdarzenia.

Widok Zadania podrzędne umożliwia podgląd wszystkich zadań które są podpięte do zadania głównego (projektu):

Zadania do projektu możemy podpinać w widoku Zadania podrzędne lub w Oknie edycji zadania podrzędnego, w polu Projekt wybierając zadanie główne (projekt).

W widoku Załączniki można zamieszczać pliki powiązane z zadaniem – przykładowo:

Po wprowadzeniu dowolnych właściwości zadania należy je zapisać klikając ikonę:  znajdującą się na pasku akcji.

Istnieje także możliwość scalania i odkładania zadań w czasie – służą do tego operacje znajdujące się na Panelu bocznym po prawej stronie okna w widoku Zadania.

Domyślne filtry w widoku Zadania wyszukują te zadania, których Status zaczyna się od 1, a Przydzielony to aktualnie zalogowany użytkownik – np.

Ustawienia te można w każdej chwili zmienić – więcej na ten temat we wpisie dotyczącym filtrów.

Zadania, których termin realizacji przypada w dniu bieżącym będą wyświetlane na liście w kolorze pomarańczowym, a zadania których termin realizacji już minął będą wyświetlane w kolorze czerwonym.

Jak dodać nowe wydarzenie?

W widoku Kalendarz mamy możliwość wpisywania zdarzeń, a następnie łączenia ich z wybranymi zadaniami.

Żeby dodać nowe zdarzenie w widoku Kalendarz należy kliknąć ikonę  znajdującą się na pasku akcji. Otwiera się Okno edycji wydarzenia w widoku Wpis. Część znajdujących się tutaj pól jest podobna do tych znajdujących się w Oknie edycji zadania i wypełniana jest w podobny sposób – np.:

Pole Temat zadania pozwala powiązać zdarzenie z wybranym zadaniem.

Po wypełnieniu co najmniej wszystkich pól obowiązkowych (Temat) należy zapisać wpis klikając ikonę  znajdującą się na pasku akcji.

W podobny sposób wpisy można edytować, jak również usuwać.

Jak rozplanować zadania i wydarzenia w czasie?

W widoku Kalendarz (scheduler) mamy możliwość zarządzania wydarzeniami i zadaniami w czasie, a także planowania przyszłych zadań.

Widoczne są tutaj zdarzenia wpisane w widoku Kalendarz w układzie tygodniowym.

Umieszczone po lewej stronie widoki miesięczne o raz przycisk  ułatwiają poruszanie się pomiędzy dowolnymi datami.

W tym widoku można również dodawać, edytować lub usuwać wpisy dotyczące zdarzeń.

Do czego służą przypomnienia?

W widoku Przypomnienia można zobaczyć przypomnienia ustawione do poszczególnych zadań.

Ułatwiają one zarządzanie zadaniami, które zostały odłożone w czasie. Aby edytować Przypomnienie należy kliknąć ikonę  lub przycisk F4 na klawiaturze – otworzy się okno edycji zadania, gdzie można wprowadzić modyfikację przypomnienia.