Sertum wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów i w związku ze sporą ilością zgłoszeń dotyczącą rozbieżności między ceną zakupu na fakturze a ceną za którą towar został zamówiony, stworzyło nowy raport.

Raport o nazwie Weryfikacja zamówień i faktur ma za zadanie porównać cenę i ilość preparatów widniejącą na fakturze z ceną zawartą w zamówieniu. System Sertum codziennie wykonuje parowanie zamówień i faktur. Za pomocą raportu sprawdzimy również, czy do złożonego przez aplikacje Sertum zamówienia nie zostały dorzucone dodatkowe preparaty (tzw. dokładki).

Gdzie się znajduje?

Moduł Weryfikacja -> widok Weryfikacja zamówień i faktur

Aby skorzystać z raportu, w pierwszej kolejności należy otworzyć .

Aby pobrać raport w polu Filtry należy uzupełnić przynajmniej Datę od:

W ramach filtrów dostępne są również pola:

1. Data od / Data do: – daty zawężenia raportu
2. Magazyn – wybrana apteka
3. Hurtownia – wybrana hurtownia, nazwa pobierana ze słownika Sertum
4. Status zamówienia – status realizacji zamówienia po stronie hurtowni, np. Anulowane, lub Zrealizowane
5. Tolerancja ceny – zdefiniowanie zakresu tolerancji sprawia, że ceny towarów mieszczące się w zakresie będą uznawane przez program za równe. Np. wpisując 0,02 zł, program porównujące cenę zakupu 1,19 zł oraz cenę 1,20 zł na fakturze, takie pozycje program oznaczy jako poprawne z automatu. Wszystkie zamówienia różniące się ceną całkowitą powyżej 0,02 zł system oznaczy natomiast jako niepoprawne
6. Przeliczaj wg. ceny przed rabatem dla – po wskazaniu filtra do wyboru mamy dwie opcje: Faktura lub Zamówienie. Jeżeli wskażemy tu filtr Zamówienie, to raport wygeneruje dane w oparciu o ceny przed rabatem zawarte w konfiguracji, natomiast po zaznaczeniu Faktury, brana jest pod uwagę cena przed rabatem udzielonym przez hurtownię na fakturze
7. Uwzględnij niezgodności – po wskazaniu filtra do wyboru mamy dwie opcje: Ceny i Ilości. Po zaznaczeniu Ceny, system będzie sprawdzał wyłącznie niezgodności cen powiązanych pozycji zamówienia-faktura (tym samym ignorując różnice w ilościach). Analogicznie system zachowa się w przypadku wybrania Ilości
8. Tylko niepoprawne i podejrzane – po zaznaczeniu tego filtra, w wyniku raportu zostaną uwzględnione jedynie zamówienia, których status oznaczony jest w raporcie jako Niepoprawny lub Podejrzany
9. Ukryj niepowiązane pozycje faktur – po zaznaczeniu tego filtra, w wyniku raportu nie zostaną wyświetlone pozycje z faktur, które nie zostały powiązane z żadną pozycją z zamówienia np.: tzw. „wrzutki z hurtowni”.
   
   W osobnym wpisie przedstawiamy przykładowe wykorzystanie filtrów.

Po uzupełnieniu pola filtry, klikamy przycisk .

W efekcie otrzymujemy następujący raport, który pogrupowany jest po Magazynie:

Raport zawiera następujące kolumny:

1. Status – opisuje status zamówienia pod kątem weryfikacji.
   Możliwe jest kilka statusów:
   – zamówienie poprawne, status został automatycznie ustawiony na podstawie weryfikacji dokonanej przez system, gdy nie stwierdzono nieprawidłowości pomiędzy zamówieniem, a fakturą
   – zamówienie poprawne, status zweryfikowany i nadany przez użytkownika aplikacji Sertum
   – zamówienie podejrzane, status został ustawiony na podstawie weryfikacji dokonanej przez system, gdy stwierdzono różnice pomiędzy zamówieniem, a fakturą
   – zamówienie niepoprawne, status zweryfikowany i nadany przez użytkownika aplikacji Sertum
2. Data zamówienia – data oraz godzina wysyłki zamówienia przez aplikacje Sertum.
3. Numer zamówienia – numer zamówienia wysłanego przez aplikacje Sertum.
4. Wartość zamówienia – kwota zamówienie w cenach netto po rabacie.
5. Dostawca zamówienia – nazwa hurtowni, do której wysłano zamówienie.
6. Ilość pozycji – ilość preparatów znajdujących się w zamówieniu.
7. Pozycje niesparowane – ilość pozycji dla których program nie odnalazł pozycji odpowiadającej na fakturze.
8. Powiązane faktury– numery faktur, które zostały sparowane z zamówieniem.
9. Dostawca z faktury– nazwa hurtowni, która wystawiła fakturę.
10. Całkowita różnica – całkowita różnica kwotowa między zamówieniem a fakturą. Wartość ujemna oznacza, że zamówienie zostało zafakturowane w kwocie mniejszej niż widniało w trakcie realizacji zamówienie, wartość dodatnia oznacza, że faktura wystawiona była na wyższą kwotę niż ta która widniała na zamówieniu.

Po kliknięciu przycisku na górze okna otworzy się okno Szczegółów powiązań.

W szczegółach powiązań kluczowa jest kolumna P – wynik porównania cen. W kolumnie pojawiają się następujące oznaczenia:

„=” – oznacza, że cena faktury jest równa cenie zakupu;

„>” – oznacza, że cena z faktury jest wyższa od ceny zakupu;

„<” – oznacza, że cena z faktury jest niższa od ceny zakupu.

oraz kolumna Nadmiar, która informuje, czy dla sparowanych pozycji nie została dostarczona za mała lub za duża ilość preparatów.

Jakie zawiera operacje?

Po prawej stronie ekranu znajdują się dostępne w raporcie operacje.

1. Eksportuj raport

Z tego miejsca jesteśmy w stanie również wykonać Eksport widoku do pliku Excel, wystarczy, że posłużymy się operacją . Po kliknięciu tej operacji pojawi się okno o nazwie Eksportuj raport.

W oknie domyślnie zaznaczona jest opcja Niepowiązane pozycje faktur. Eksport raportu potwierdzamy za pomocą przycisku OK. Raport zostanie zapisany jako: Skoroszyt programu Excel (*.xlsx) lub Skoroszyt programu Excel 97-2003 (*.xls).

2. Poprawne i Niepoprawne

Status zamówienia dla sprawdzonych zamówień możemy zmienić za pomocą operacji: oraz . Po zmianie statusu pojawi nam się stosowny komunikat:

Zamówienia na widoku zostaną oznaczone zgodnie ze zmianą:

3. Rozwiń wszystkie i zwiń wszystkie

Jeżeli natomiast, chcemy zobaczyć zawartość poszczególnych zamówień, możemy posłużyć się w tym celu przyciskiem . Po jego kliknięciu możemy zobaczyć porównanie poszczególnych pozycji lub posłużyć się operacją (w celu zwinięcia widoku należy kliknąć operacje ) :

Widok zawiera dodatkowe kolumny:

SP – status parowania pozycji

S– status realizacji zamówienia po stronie hurtowni

Cena z zamówienia – cena netto po rabacie pozycji z zamówienia (po uwzględnieniu rabatów wpisanych w konfiguracji Sertum)

Cena z faktury- cena netto po rabacie z faktury

Numer faktury – numer faktury z programu aptecznego

Data faktury – data wystawienia faktury

Dni od FV – liczba dni od dnia wystawienia faktury

Dostawca – hurtownia realizująca zamówienie

4. Odśwież powiązania

Jeżeli chcemy mieć pewność, że raport został wykonany w oparciu o aktualne dane, możemy ręcznie wymusić Odświeżenie powiązań. Służy do tego operacja . Po jej kliknięciu pojawia się dodatkowe okno o nazwie Apteki.

Powiązania zostaną odświeżone jedynie na aptekach, które zaznaczymy za pomocą kolumny W.

W przypadku, gdy nie zostanie wybrana żadna z widniejących na liście aptek, aplikacja poinformuje nas o tym poniższym komunikatem:

Po prawidłowym wyborze listy aptek i kliknięciu przycisku pojawi się następujący komunikat:

Przypominamy, że za odświeżanie powiązań odpowiada program RaportNet, dlatego upewniamy się czy program działa (wystarczy otworzyć w tym celu moduł RaportNet-> widok Aktywność RaportNet), jeśli tak to czekamy przysłowiowe „kilka minut”, aby mieć pewność, że zadanie zostało wykonane.