W celu ułatwienia kontroli nad codziennymi zamówieniami towarów, uruchomiliśmy nową operację wspierającą moduł Optymalizacji. Polega ona na porównywaniu faktur z hurtowni ze zrealizowanymi zamówieniami.
W celu ułatwienia kontroli nad codziennymi zamówieniami towarów, uruchomiliśmy nową operację wspierającą moduł Optymalizacji. Polega ona na porównywaniu faktur z hurtowni ze zrealizowanymi zamówieniami.
W związku ze zmianami związanymi z zamawianiem leków z cena urzędową, dodaliśmy możliwość procentowego rozkładu składanych zamówień na te towary do dostawców. Funkcjonalność ta ma ułatwić pracę z hurtowniami dotyczącą zamawiania leków. Na czym to polega? Wyznaczamy udział procentowy w zamówieniach wybranego/wybranych dostawców, a przy optymalizacji zamówienia program automatycznie przeliczy wartość składanych zamówień na podstawie nadanych przez nas kryteriów.
Aby z tego skorzystać, musimy najpierw skonfigurować rozkład zamówień u konkretnych dostawców. W tym celu wchodzimy w menu System –> Konfiguracja. Uruchomi nam się okno „Konfiguracja użytkownika”. Na widoku „Konfiguracja hurtowni” widać nową kolumnę „Min. wart. CU %”. Tu w komórki odpowiadające wybranym hurtowniom wprowadzamy wartość procentową zamówienia CU w danej hurtowni w stosunku do wartości wszystkich CU.
Przy wysyłaniu zamówienia wartość zamówionych leków z ceną urzędową do danej hurtowni będzie odpowiadała naszym ustawieniom. Jeżeli więc ustawimy konkretną hurtownię na 50% wartości zamówienia, to z całego zamówienia leków z cenami urzędowymi, 50% zostanie wysłane do tej wybranej hurtowni, a reszta automatycznie według ustawień w programie.
Zmienić rozkład zamawianych leków z CU do dostawcy możemy też przy składaniu pojedynczych zamówień. W pozycji bufora zamówień, klikając w operację „Opcje”, widać nasze ustawienia wartości procentowej zamawianych leków z ceną urzędową. Jeżeli przy danym zamówieniu chcemy, aby ta wartość się zmieniła, możemy ją edytować przez wpisanie innej liczby lub usunąć poprzez wciśniecie na tej pozycji przycisków Ctrl+F3. Zmiana ta jednak dotyczyć będzie tylko tego zamówienia, domyślne parametry ustawić możemy w konfiguracji użytkownika.
Operacja Zmień hurtownię, dostępna w Buforze zamówień, umożliwia szybką zmianę wybranej hurtowni dla zaznaczonych pozycji. Wybrane pozycje zostaną zamówione we wskazanej hurtowni, niezależnie od wyniku optymalizacji.
Aby wysłać wszystkie oznaczone towary do jednej hurtowni, zoptymalizuj zamówienie a następnie zaznacz wszystkie pozycje w buforze (używając kombinacji klawiszy Ctrl+A) i kliknij operację Zmień hurtownię. Zostanie otwarte okno w którym będzie lista aktualnie wybranych do optymalizacji hurtowni wraz z informacją o wartościach złożonych przez Sertum zamówień w tym miesiącu. Zaznacz wybraną hurtownię i kliknij przycisk OK. Pamiętaj, że domyślnie nie jest zaznaczona żadna z opcji. „Zmień tylko dla CU„, co oznacza, że przypisze tylko preparaty z ceną urzędową, aby zmienić dla wszystkich preparatów, również, tych których nie są RX należy odznaczyć tą opcje. „Zmień tylko dla dostępnych” oznacza, że zmiana hurtowni na pozycji nastąpi tylko, gdy w wybranej hurtowni towar jest dostępny.
Sama koncepcja optymalizacji zamówień jest prosta: Zamawiamy towary w hurtowni, w której są one dostępne i mają najniższą cenę.
Dzięki optymalizacji zamówień możesz zaoszczędzić ponad 50 zł na pojedynczym zamówieniu! Dodatkowo, jeżeli uczestniczysz w grupie zakupowej, to Sertum będzie automatycznie uwzględniać oferty promocyjne grupy. Dzięki temu nie przegapisz żadnej promocji. Jeżeli natomiast posiadasz sieć aptek, to Sertum zoptymalizuje także Twoje magazyn!
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat modułu optymalizacji, zajrzyj do nas na stronę http://www.sertum.pl/sertum-optymalizacja.aspx lub zadzwoń: (71) 786 86 13
Widok Zamówienia wysłane znajdujący się w oknie Bufor zamówień prezentuje wszystkie wysłane przez nas zamówienia (promocyjne jak i dzienne). Ale dlaczego widzimy tylko kilka ostatnich?
Prezentowane dane są domyślnie ograniczone w filtrach do ostatnich 2 dni. Aby zobaczyć starsze zamówienia musimy wejść w filtry i zmienić bądź usunąć datę z pola Data złożenia zam. od. Następnie zamykamy okno filtrów klikając Zapisz i zamknij i pobieramy starsze zamówienia klikając przycisk Pobierz.

Podobnie działa widok Zamówienia wysłane znajdujący się w oknie Oferty i zamówienia z tą różnicą, że nie znajdziemy na nim zamówień dziennych, wysłanych z moduły Bufor zamówień a jedynie zamówienia do ofert promocyjnych.
Po około dwutygodniowej przerwie, podczas której prowadziliśmy zaawansowane testy modułu optymalizacji, udało mi się znaleźć trochę czasu, usiąść i opisać główne funkcjonalności najciekawszej chyba części wspomnianego modułu, czyli samej optymalizacji.
Proces optymalizacji jest całkowicie automatyczny i trwa tylko chwilę, oczywiście wcześniej trzeba mieć wszystko odpowiednio przygotowane:
Następnie wystarczy już tylko kliknąć operację Optymalizuj.
Podczas optymalizacji, Sertum porównuje ze sobą ceny towarów w poszczególnych hurtowniach oraz sprawdza, czy są dostępne oferty promocyjne i czy może z nich skorzystać. Następnie tak rozkłada zamawiane pozycje, aby ogólna wartość stworzonych zamówień była jak najniższa.
Po zakończeniu optymalizacji w kolumnie Dostawca pojawia się nazwa hurtowni, która została wytypowana w procesie optymalizacji zamówienia. Dodatkowo, w przypadku skorzystania przez Sertum z oferty promocyjnej, pojawi się znaczek
w kolumnie P. Jeżeli jednak nie udało się spełnić warunków oferty, np. nie została przekroczona minimalna ilość, bądź oferta nie jest realizowana w krótkim czasie (np. oferty dzielone), to w kolumnie P znajdziemy ikonkę
symbolizującą dostępność oferty promocyjnej dla tej pozycji.
Możemy sprawdzić szczegółowe informacje na temat danej pozycji, takie jak ceny w poszczególnych hurtowniach czy dostępne promocje, bądź stany magazynowe w naszych pozostałych aptekach. Wystarczy dwukrotnie kliknąć na wybrany towar, dzięki czemu otworzy nam się okno edycji pozycji bufora. Okienko powinno już być nam znane, gdyż przed rozpoczęciem optymalizacji kojarzyliśmy za jego pomocą leki. Przyjrzyjmy się trzem widokom dostępnym w tym oknie.
Widok: Edycja powiązań
Tutaj oprócz kojarzenia leków możemy sprawdzić jak kształtują się ceny na dane leki w poszczególnych hurtowniach. Warto przypomnieć, iż przy optymalizacji były brane pod uwagę tylko towary z ikonkami
lub
w kolumnie Z. Na tym widoku możemy także ręcznie wybrać towar, który ma zostać zamówiony. Wystarczy podświetlić (kliknąć raz) wybrany towar i użyć operacji Wybierz i zablokuj pozycję. Spowoduje to zmianę zamawianego towaru i zaznaczenie pola Blokada optymalizacji znajdującego się w górnej części okna. Zaznaczenie tego pola powoduje, że przy kolejnym użyciu operacji Optymalizuj, Sertum nie zmieni naszego wyboru. Blokada optymalizacji jest zapamiętywana tylko dla jednej sesji, tak więc przy kolejnym wczytaniu zamówienia zawierającego taką samą pozycję, Sertum ponownie samo wybierze towar do zamówienia. Korzystając z operacji Wybierz i zablokuj pozycję możesz nawet zamówić towar, który nie jest dostępny w hurtowni, tzn. jeżeli w kolumnie D widnieje minus.
Widok: Moje apteki
Jeżeli posiadamy włączoną usługę podglądu stanów magazynowych poprzez Sertum, to na widoku Moje apteki będziemy mogli sprawdzić dostępność danego leku w innych naszych aptekach.
Widok: Lek w promocjach
Gdy tylko Sertum znajdzie promocje dla zamawianego przez nas leku, to w tym widoku będzie można obejrzeć szczegóły znalezionych promocji.
Niektóre z informacji opisanych powyżej, a dostępnych w oknie edycji pozycji bufora, możemy podejrzeć szybciej, bezpośrednio z widoku bufora. Wystarczy najechać wskaźnikiem myszki na:
Tworząc moduł Optymalizacji chcieliśmy, aby najczęściej powtarzane czynności były łatwo dostępne. Dlatego w buforze umieściliśmy dodatkowe zakładki znajdujące się na dole ekranu. Aby aktywować daną zakładkę, wystarczy najechać na nią myszką, a następnie użyć „pinezki” znajdującej się z prawej strony, dzięki czemu dana zakładka będzie stale widoczna.
Zawartość zakładek jest bezpośrednio związana z aktualnie zaznaczoną pozycją. W chwili obecnej dostępne są dwie zakładki:
Powyżej opisane funkcjonalności pomagają nam odpowiednio przygotować zamówienia. Wartości poszczególnych zamówień można sprawdzić w dodatkowym widoku Rozkład pozycji, który przedstawia pozycje znajdujące się w buforze w podziale na sekcje:
Każda z sekcji zakończona jest wierszem podsumowującym, gdzie widoczna jest sumaryczna wartość danej sekcji. Warto wspomnieć, że pomiędzy sekcjami podstawowymi istnieje możliwość łatwego przenoszenia towarów. Wystarczy „chwycić” dany towar i przeciągnąć go do innej sekcji, aby zmienić hurtownię, w której zostanie zamówiony.
Oczywiście widok Rozkład pozycji umożliwia przeprowadzenie tych wszystkich czynności, które były dostępne w podstawowym widoku bufora. Oba widoki różnią się tylko sposobem prezentacji danych. Widok Pozycje przedstawia towary znajdujące się na zamówieniu w kolejności liczby porządkowej znajdującej się w kolumnie Lp, natomiast widok Rozkład pozycji prezentuje te same dane w podziale na opisane powyżej sekcje.
Finałem procesu optymalizacji jest wysyłka przygotowanych zamówień. Wszystkie zamówienia wysyłamy klikając operację Wyślij zamówienie. Przed samą wysyłką, Sertum sprawdzi, czy wszystkie dane są aktualne, a następnie wyświetli okno z podsumowaniem. Tutaj możemy odznaczyć zamówienia, których nie chcemy jeszcze wysyłać, a następnie wystarczy kliknąć przycisk Ok, aby jednocześnie wysłać wszystkie zamówienia.
Z powyższego opisu procesu optymalizacji warto zapamiętać kilka ważnych faktów:
W poprzednim tygodniu poznaliśmy konfigurację modułu optymalizacji w Platformie Sertum, a także sposób, w jaki ona wpływa na proces optymalizacji zamówienia. Dzisiaj dowiemy się, że prawidłowy przebieg optymalizacji zależy w głównej mierze od trafnego powiązania towarów pomiędzy hurtownią a apteką. Oczywiście każdy z produktów dostępnych w aptece posiada różnego rodzaju numerację pomagającą w odnalezieniu go w ofercie hurtowni, jednakże numery BLOZ czy BAZYL nie umożliwiają ze 100% dokładnością wskazać towar w ofercie hurtowni. Jest to spowodowane różnego rodzaju błędami czy brakami w bazach danych hurtowni i aptek. Dodatkowo wiele produktów, głównie kosmetyków, nie posiada nadanych numerów BLOZ czy BAZYL. Tak naprawdę, gdyby tworzyć zamówienia do hurtowni w oparciu o wspomnianą wyżej numerację, to trafność typowania produktów byłaby na poziomie 85%. Uważamy, że jest to zdecydowanie za mało. Dlatego Sertum umożliwia składanie zamówień w oparciu o indywidualną numerację hurtowni, czyli daje 100% zgodności zamówienia z dostarczonym towarem. Aby osiągnąć taki wynik, trzeba pomóc Sertum w skojarzeniu towarów występujących na zamówieniach z ofertą hurtowni. Na szczęście nie musimy kojarzyć wszystkich zamawianych towarów – Sertum potrafi samo powiązać większość produktów. Jeżeli jednak natrafi na jakiś problem, poprosi nas o pomoc.
Przed przystąpieniem do kojarzenia leków, musimy w pierwszej kolejności wczytać nasze zamówienia przygotowane w programie aptecznym. W tym celu należy użyć operacji Wczytaj zamówienie i wybrać interesujące nas zamówienie.
Sertum automatycznie wczyta zamówienie z programu aptecznego i wykona wstępne powiązania leków.
Proces kojarzenia leków przez Sertum można podzielić na 2 etapy: kojarzenie wstępne oraz kojarzenie po nazwie.
Efekt procesu kojarzenia towarów przedstawiony został w postaci ikonek wyświetlanych w kolumnie Status, zaraz za nazwą towaru.
Zasadniczo ikonki mogą mieć trzy kolory:
Powyższe kolory mogą być połączone ze sobą. Na przykład ikonka biało-czerwona oznacza, że zamawiany towar jest prawidłowo skojarzony w części hurtowni, ale nie udało się go skojarzyć z przynajmniej jedną hurtownią.
Znamy już znaczenie ikonek symbolizujących powiązanie produktów z ofertami hurtowni, możemy więc pomóc Sertum prawidłowo powiązać zamawiane towary. Wystarczy dwukrotnie kliknąć na dowolnej pozycji, aby otworzyć okno pokazujące szczegóły skojarzeń dla każdej hurtowni.
Widok Edycja powiązań prezentuje wszystkie proponowane przez Sertum towary w podziale na wybrane przez nas hurtownie. Tutaj także znajdziemy kolumnę Status zawierająca ikonki symbolizujące wynik procesu kojarzenia towarów, tym razem jednak w rozbiciu na konkretne hurtownie.
Dodatkowo kolumna „Z” pokazuje nam, które towary z oferty hurtowni zostały wybrane do skojarzenia:
Jeżeli numer BLOZ lub BAZYL jest zgodny z numerem zamawianego towaru, to odpowiedni numer zostanie podświetlony na zielono.
Aby skojarzyć zamawiany towar z jedną z propozycji Sertum, wystarczy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji. Wtedy w kolumnie „Z” pojawi się ciemnozielona ikonka. Jeżeli natomiast chcemy skojarzyć z towarem niezaproponowanym przez Sertum, musimy wskazać nazwę hurtowni, a następnie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się górnej części okna. Spowoduje to wyświetlenie pełnej oferty hurtowni i umożliwi wybranie dowolnego towaru, który zostanie automatycznie skojarzony z zamawianym lekiem.
Dodatkowo możemy zawsze potwierdzić propozycję programu i dwukrotnie kliknąć na pozycji z
ikonką, bądź użyć operacji Potwierdź sugestie, która spowoduje potwierdzenie wszystkich skojarzeń zaproponowanych przez Sertum. Warto potwierdzać propozycje, gdyż umożliwia to Sertum uczenie się sposobu kojarzenia towarów i pozwala jeszcze trafniej kojarzyć produkty.
Edycja powiązań oferuje także zaawansowane kojarzenie towarów poprzez możliwość:
Jak widać, edycja powiązań daje nam duże możliwości, przez co na samym początku proces kojarzenia może wydawać się skomplikowany. Niemniej jednak już po chwili zauważymy, iż cała operacja kojarzenia towarów w Sertum sprowadza się do wejścia w pozycję oznaczoną ikonką z kolorem żółtym bądź czerwonym i stworzeniem powiązań dla tych hurtowni, w których Sertum albo nie potrafi znaleźć odpowiedniego leku, albo nie jest pewne, czy zaproponowane skojarzenie jest prawidłowe. Sertum oczywiście zapamiętuje nasze wszystkie skojarzenia tak, aby w przyszłości już więcej nie pytać o skojarzone wcześniej towary.
Na koniec chciałbym podsumować powyższy opis w kilku punktach, opisujących proces kojarzenia :
Prawda, że proste?
Prawie każdy z nas przed dokonaniem zakupu określonej rzeczy przegląda różne oferty, aby wybrać tę najlepszą. Począwszy od porównania cen kilku rodzajów herbat na półce w sklepie, a skończywszy na długiej analizie ofert telewizorów LCD. Takie postępowanie przekłada się także na zakup leków do naszej apteki. Jednakże, mimo, że znamy jakość i właściwości produktu, którego chcemy zamówić, to nie zawsze wiemy jaka jest jego aktualna cena. Szczególnie, że ceny w hurtowniach zmieniają się często, a ogromny asortyment, którym handluje apteka, uniemożliwia dokładne porównanie wszystkich zamawianych każdego dnia leków. Tymczasem podwyższenie ceny przez hurtownię nawet o kilkanaście groszy, przy zamówieniu posiadającym około 150 pozycji, może spowodować wzrost wartości całego zamówienia nawet o 50 zł. Tylko jak tutaj przejrzeć i porównać ceny wszystkich leków, nie tracąc przy tym kilku godzin? Czy sprawna optymalizacja zamówienia jest możliwa?
Powyższym wstępem chciałbym zapoczątkować cykl artykułów dotyczących optymalizacji zamówień realizowanych poprzez Platformę Sertum. Co tydzień będę publikował nową garść informacji na temat najnowszego modułu, nad którym pracowaliśmy prawie pół roku. Obecnie trwają zaawansowane beta testy przy udziale zaproszonych aptek. Wkrótce testy dobiegną końca i oficjalna wersja będzie dostępna poprzez Platformę Sertum.
Zapraszam do zapoznania się z koncepcją optymalizacji zamówień.
Zanim rozpoczęliśmy prace nad nowym modułem, dużo rozmawialiśmy z farmaceutami, przyglądaliśmy się ich pracy, a także analizowaliśmy dostępne na rynku rozwiązania. Doszliśmy do wniosku, że moduł optymalizacji Sertum musi spełniać następujące warunki:
Mamy nadzieję, że nasz nowy moduł będzie spełniał powyższe warunki i okaże się niezwykle przydatny. Na koniec zapraszam do obejrzenia krótkiego filmiku przedstawiającego schemat działania modułu optymalizacji Platformy Sertum.
Już za tydzień zdradzimy szczegóły z działania nowego modułu.
Jeżeli chciałbyś pomóc nam w testach modułu optymalizacji, napisz do nas, a na pewno się z Tobą skontaktujemy.
Uwaga. Pierwsze publicznie prezentowane screen’y nowego modułu.
Nowy rok 2010 zaowocował nową wersją platformy SERTUM, nad którą pracowaliśmy przez ostatnie kilka miesięcy. Zmian jest dużo, a jeszcze więcej nowych bardzo przydatnych funkcjonalności! Większość z nich udostępniamy dla wszystkich – ale te najcenniejsze przechodzą właśnie etap beta-testów wśród wybranych użytkowników. A konkretnie mam na myśli najważniejszy nowy moduł dla aptek: moduł optymalizujący zamówienia, które składają Państwo codziennie. Nie chcąc zdradzać wszystkich tajemnic przed oficjalną premierą narzędzia, zapraszam do śledzenia komunikatów startowych (widocznych po zalogowaniu) w SERTUM – tam sukcesywnie będziemy informować o możliwościach naszego bufora zamówień.
Poniżej lista ważniejszych zmian wprowadzonych do nowej wersji:
Czytaj resztę wpisu »
A gdyby tak każde zamówienie, które tworzymy w programie aptecznym, mogło być automatycznie sprawdzone czy nie zawiera pozycji dostępnych na ofertach specjalnych? Gdyby tak dało się szybko i łatwo wyłuskać wszystkie oferty, które zawierają leki znajdujące się na naszym zamówieniu? Co o tym sądzicie? Byłoby łatwiej?